Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Biträdande sekreterare
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en engagerad och organiserad biträdande sekreterare som kan stödja ledningen och säkerställa effektiv administration inom vår organisation. Rollen innebär att assistera sekreteraren med dagliga administrativa uppgifter, koordinera möten, hantera dokumentation och kommunikation samt bidra till att upprätthålla ordning och struktur i verksamheten. Den biträdande sekreteraren fungerar som en viktig länk mellan olika avdelningar och säkerställer att information flödar smidigt och korrekt. Vi värdesätter noggrannhet, god kommunikationsförmåga och förmåga att arbeta självständigt samt i team. Om du är en person som trivs med administrativa utmaningar och vill bidra till en välfungerande organisation, är detta en utmärkt möjlighet för dig att utvecklas och göra skillnad.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Assistera sekreteraren med dagliga administrativa uppgifter
- Koordinera och planera möten och evenemang
- Hantera och arkivera dokumentation och korrespondens
- Kommunicera med interna och externa parter
- Förbereda rapporter och presentationer
- Stödja ledningen i olika projekt och uppgifter
- Upprätthålla ordning och struktur i kontoret
- Säkerställa att deadlines och tidsplaner följs
- Hantera kalender och schemaläggning
- Delta i utveckling av administrativa rutiner
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av administrativt arbete eller liknande roll
- God förmåga att kommunicera på svenska, både muntligt och skriftligt
- Organisationsförmåga och noggrannhet
- Kunskap i vanliga kontorsprogram som Microsoft Office
- Förmåga att arbeta självständigt och ta initiativ
- Flexibilitet och problemlösningsförmåga
- God samarbetsförmåga och serviceinriktad
- Erfarenhet av dokumenthantering och arkivering
- Grundläggande kunskaper i engelska är meriterande
- Utbildning inom administration eller motsvarande är en fördel
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Hur hanterar du flera uppgifter samtidigt under tidspress?
- Kan du ge exempel på hur du organiserar och prioriterar ditt arbete?
- Hur säkerställer du att viktig information kommuniceras korrekt?
- Vilka administrativa system eller program är du van vid att använda?
- Hur hanterar du konfidentiell information?
- Kan du beskriva en situation där du löste ett problem på arbetsplatsen?
- Hur arbetar du i team och samarbetar med olika avdelningar?
- Vad motiverar dig i en administrativ roll?
