Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Chef för allmän administration
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Chef för allmän administration som kan leda, samordna och utveckla organisationens administrativa stödprocesser med fokus på kvalitet, effektivitet och service. I denna roll har du ett övergripande ansvar för att säkerställa att kontorsdrift, interna rutiner, leverantörskontakter, dokumenthantering, arbetsmiljörelaterade administrativa frågor och praktiskt verksamhetsstöd fungerar smidigt och professionellt. Du blir en central funktion i verksamheten och arbetar nära ledning, HR, ekonomi, IT och externa samarbetspartners för att skapa struktur och kontinuitet i det dagliga arbetet.
Som Chef för allmän administration förväntas du ta ett strategiskt och operativt ansvar för administrativa processer, identifiera förbättringsområden och genomföra lösningar som stärker organisationens interna effektivitet. Du ansvarar för att utveckla policys, rutiner och arbetsflöden som stödjer verksamhetens mål och säkerställer efterlevnad av interna riktlinjer samt relevanta lagar och regler. Rollen kräver god organisatorisk förmåga, hög integritet och ett lösningsorienterat arbetssätt, eftersom du ofta hanterar flera parallella uppgifter och behöver kunna prioritera i en föränderlig miljö.
Du kommer att leda eller samordna administrativa team och funktioner, följa upp prestationer, fördela resurser och säkerställa att service levereras med hög kvalitet till interna intressenter. Arbetet omfattar även budgetuppföljning för administrativa kostnader, upphandling och avtalshantering för kontorsrelaterade tjänster, planering av lokaler och stöd vid interna projekt och förändringsinitiativ. En viktig del av uppdraget är att skapa en välfungerande arbetsplats där medarbetare har rätt förutsättningar, verktyg och processer för att kunna utföra sitt arbete effektivt.
För att lyckas i rollen behöver du vara en trygg ledare med stark kommunikativ förmåga och vana att samarbeta över avdelningsgränser. Du bör ha erfarenhet av administrativ ledning, processutveckling och verksamhetsstöd i en komplex organisation. Du är analytisk, strukturerad och serviceinriktad, med förmåga att både se helheten och hantera detaljer. Du trivs med att förbättra arbetssätt, driva ordning och skapa värde genom välfungerande administration.
Detta är en roll för dig som vill kombinera ledarskap, verksamhetsutveckling och praktiskt ansvar i en nyckelfunktion. Som Chef för allmän administration får du möjlighet att påverka organisationens interna effektivitet, bidra till en positiv arbetsmiljö och säkerställa att administrativa processer stödjer verksamhetens långsiktiga framgång. Om du motiveras av ansvar, struktur och samarbete i en dynamisk miljö kan detta vara nästa steg i din karriär.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Leda och utveckla organisationens administrativa funktioner och team.
- Säkerställa effektiva rutiner för kontorsdrift och intern service.
- Ansvara för dokumenthantering, arkivering och administrativa processer.
- Samordna leverantörer, avtal och inköp för kontorsrelaterade tjänster.
- Följa upp budget, kostnader och resursanvändning inom administrationen.
- Driva förbättringsinitiativ för ökad effektivitet och kvalitet.
- Stödja ledning och avdelningar med praktisk och strategisk administration.
- Säkerställa efterlevnad av interna riktlinjer och relevanta regelverk.
Krav
Text copied to clipboard!- Flerårig erfarenhet av administrativ ledning eller liknande chefsroll.
- Dokumenterad förmåga att utveckla processer och förbättra arbetsflöden.
- God erfarenhet av budgetarbete, uppföljning och kostnadskontroll.
- Stark organisatorisk förmåga och vana att hantera flera prioriteringar.
- Mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska.
- Erfarenhet av att leda team och samarbeta tvärfunktionellt.
- God kunskap om kontorsadministration, avtal och leverantörsstyrning.
- Vana att arbeta i digitala administrativa system och Office-paketet.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av att leda administrativa funktioner?
- Hur har du tidigare arbetat med att förbättra interna processer?
- Har du ansvarat för budget och kostnadsuppföljning inom administration?
- Hur säkerställer du hög servicegrad till interna intressenter?
- Vilka digitala system och verktyg har du arbetat med i liknande roller?
- Hur prioriterar du när flera administrativa behov uppstår samtidigt?
- Beskriv din erfarenhet av leverantörskontakter och avtalshantering.
- Vad motiverar dig i rollen som Chef för allmän administration?
