Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Dokumentationsadministratör
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Dokumentationsadministratör som vill ta ett helhetsansvar för att organisera, kvalitetssäkra och underhålla företagets dokumentation. I denna roll blir du en central funktion för att säkerställa att styrande dokument, processbeskrivningar, manualer, rutiner, avtal, register och övrigt informationsmaterial är korrekt, uppdaterat och lättillgängligt för rätt målgrupper. Du arbetar nära flera avdelningar och fungerar som ett stöd i frågor som rör dokumenthantering, versionskontroll, arkivering, informationsstruktur och efterlevnad av interna riktlinjer samt externa krav.
Som Dokumentationsadministratör förväntas du skapa ordning i komplex information och bidra till effektiva arbetsflöden genom tydliga dokumentationsprocesser. Du kommer att hantera både digital och, i vissa fall, fysisk dokumentation samt säkerställa att dokument lagras enligt fastställda rutiner. Rollen kräver god administrativ förmåga, hög noggrannhet och ett strukturerat arbetssätt. Du behöver också kunna kommunicera tydligt med kollegor på olika nivåer och hjälpa verksamheten att förstå vikten av korrekt dokumentation.
Arbetet omfattar bland annat granskning av dokumentformat, metadata, namngivningsstandarder och behörighetsnivåer. Du kommer att delta i förbättringsarbete kring dokumentstyrning och bidra till att utveckla processer som minskar risken för fel, dubbelarbete och informationsförlust. I många organisationer är dokumentation en viktig del av kvalitetsarbete, regelefterlevnad och intern kontroll, vilket gör rollen både verksamhetskritisk och utvecklande.
Vi söker dig som trivs med att arbeta metodiskt, har ett öga för detaljer och samtidigt kan se helheten i informationsflöden. Du är serviceinriktad, lösningsorienterad och van vid att samarbeta med olika funktioner såsom kvalitet, HR, ekonomi, IT, juridik eller produktion beroende på verksamhetens behov. Du har förmåga att prioritera mellan löpande administrativa uppgifter och mer långsiktiga förbättringsinitiativ.
Hos oss får du möjlighet att arbeta i en roll där struktur, kvalitet och tillgänglighet står i centrum. Du blir en viktig del av verksamhetens administrativa stöd och bidrar till att rätt information finns på rätt plats vid rätt tidpunkt. Om du uppskattar ordning, tydlighet och ett arbete där din insats gör stor skillnad för hela organisationens effektivitet, kan detta vara rätt nästa steg för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Administrera, registrera och uppdatera dokument i företagets dokumenthanteringssystem.
- Säkerställa korrekt versionshantering, arkivering och spårbarhet för dokument.
- Granska dokument för att kontrollera format, struktur, språk och efterlevnad av mallar.
- Samordna dokumentflöden mellan olika avdelningar och följa upp godkännandeprocesser.
- Upprätthålla ordning i digitala arkiv, mappar, register och behörighetsstrukturer.
- Stödja medarbetare i frågor om dokumentation, rutiner och informationshantering.
- Bidra till utveckling och förbättring av processer för dokumentstyrning och administration.
- Förbereda rapporter, sammanställningar och underlag relaterade till dokumentstatus och kvalitet.
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieutbildning, gärna med inriktning mot administration, information eller ekonomi.
- Erfarenhet av administrativt arbete och dokumenthantering i en professionell miljö.
- Mycket god förmåga att arbeta strukturerat, noggrant och självständigt.
- God vana av digitala system, särskilt dokumenthanteringssystem och Microsoft Office.
- Förmåga att hantera konfidentiell information med hög integritet och omdöme.
- Goda kunskaper i svenska i tal och skrift samt grundläggande engelska.
- Erfarenhet av versionshantering, arkivering eller kvalitetsstyrda processer är meriterande.
- Förmåga att samarbeta med flera intressenter och hantera parallella arbetsuppgifter effektivt.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av dokumenthantering eller administrativt arbete?
- Har du arbetat i dokumenthanteringssystem eller andra digitala arkivlösningar?
- Hur säkerställer du noggrannhet när du hanterar stora mängder information?
- Beskriv hur du brukar organisera och prioritera flera samtidiga uppgifter.
- Har du erfarenhet av att arbeta med mallar, versionshantering eller arkiveringsrutiner?
- Hur kommunicerar du med kollegor för att säkerställa att dokumentation följer rätt standard?
- Vilka digitala verktyg och program känner du dig mest bekväm att arbeta i?
- Vad motiverar dig i en roll med fokus på struktur, ordning och kvalitet?
