Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Dokumenthanteringsansvarig
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Dokumenthanteringsansvarig som kan leda, utveckla och kvalitetssäkra organisationens arbete med dokumenthantering, arkivering och informationsstyrning. I denna roll ansvarar du för att säkerställa att dokument, register och annan verksamhetskritisk information hanteras på ett strukturerat, säkert och effektivt sätt genom hela informationslivscykeln. Du arbetar nära flera avdelningar för att skapa ordning, förbättra tillgänglighet och säkerställa efterlevnad av interna riktlinjer samt externa lagar och regelverk.
Som Dokumenthanteringsansvarig blir du en nyckelperson i arbetet med att utveckla rutiner för registrering, klassificering, lagring, gallring och arkivering av både fysiska och digitala handlingar. Du bidrar till att organisationen har tydliga processer för hur information skapas, används, delas och bevaras. Rollen kräver god förståelse för dokumenthanteringssystem, informationssäkerhet, dataskydd och arkivprinciper. Du förväntas också kunna identifiera risker kopplade till felaktig informationshantering och föreslå förbättringar som stärker kontroll, spårbarhet och effektivitet.
Arbetet innebär att du granskar befintliga processer, uppdaterar styrande dokument och utbildar medarbetare i bästa praxis för dokumenthantering. Du fungerar som rådgivare till chefer, administratörer och andra intressenter i frågor som rör dokumentstruktur, versionshantering, metadata, åtkomstkontroller och bevarandeplaner. Du kommer även att stödja projekt kopplade till digitalisering, systeminföranden och förbättrad informationsförvaltning.
För att lyckas i rollen behöver du vara noggrann, analytisk och lösningsorienterad. Du har förmåga att kombinera operativt arbete med strategiskt tänkande och kan kommunicera tydligt med både tekniska och icke-tekniska målgrupper. Du trivs i en miljö där ordning, kvalitet och regelefterlevnad är centrala delar av verksamheten. Erfarenhet av att arbeta med dokumentstyrning i komplexa organisationer är mycket värdefull, liksom kunskap om relevanta lagkrav och standarder.
Den här tjänsten passar dig som vill bidra till att skapa hållbara och effektiva informationsflöden, minska risker och stärka organisationens förmåga att hantera dokument på ett professionellt sätt. Du får möjlighet att påverka arbetssätt, förbättra processer och bygga en stabil grund för långsiktig informationshantering. Om du har ett starkt intresse för struktur, kvalitet och styrning samt vill arbeta i en roll med stor betydelse för verksamhetens ordning och efterlevnad, kan detta vara rätt möjlighet för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Utveckla och underhålla rutiner för dokumenthantering och arkivering.
- Säkerställa att dokumenthantering följer lagar, regler och interna policys.
- Administrera klassificering, registrering, lagring och gallring av handlingar.
- Övervaka användningen av dokumenthanteringssystem och föreslå förbättringar.
- Utbilda medarbetare i dokumentstyrning, versionshantering och informationssäkerhet.
- Genomföra kontroller och revisioner av dokumentprocesser och arkivrutiner.
- Stödja projekt inom digitalisering och förbättrad informationsförvaltning.
- Samarbeta med juridik, IT och verksamhetsansvariga kring informationskrav.
Krav
Text copied to clipboard!- Eftergymnasial utbildning inom administration, arkivvetenskap, informationshantering eller liknande område.
- Erfarenhet av dokumenthantering, registratur, arkivering eller informationsstyrning.
- God kunskap om digitala dokumenthanteringssystem och relaterade arbetsflöden.
- Förståelse för dataskydd, informationssäkerhet och relevanta regelverk.
- Förmåga att skapa, dokumentera och förbättra processer och riktlinjer.
- Mycket god organisatorisk förmåga och hög noggrannhet.
- Stark kommunikativ förmåga på svenska i tal och skrift.
- Erfarenhet av utbildning, rådgivning eller intern samordning är meriterande.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av dokumenthantering eller arkivering?
- Har du arbetat med digitala dokumenthanteringssystem? Om ja, vilka?
- Hur säkerställer du kvalitet och efterlevnad i dokumentprocesser?
- Vilken erfarenhet har du av att ta fram rutiner och styrande dokument?
- Har du arbetat med informationssäkerhet eller dataskyddsrelaterade frågor?
- Hur skulle du utbilda medarbetare i god dokumenthanteringspraxis?
