Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Dokumentkontorsassistent
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Dokumentkontorsassistent som är noggrann, organiserad och har god förståelse för dokumenthantering. Rollen innebär att stödja organisationen genom att säkerställa att alla dokument är korrekt arkiverade, uppdaterade och lättillgängliga för berörda parter. Du kommer att arbeta nära olika avdelningar för att koordinera dokumentflödet och säkerställa att alla processer följer företagets riktlinjer och lagstadgade krav. En viktig del av arbetet är att hantera både digitala och fysiska dokument, samt att bidra till att förbättra och effektivisera dokumenthanteringssystemet. Vi värdesätter en person som är proaktiv, har god kommunikationsförmåga och kan arbeta självständigt såväl som i team. Om du är strukturerad och har ett öga för detaljer, kan detta vara rollen för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Organisera och arkivera dokument på ett systematiskt sätt
- Säkerställa att dokument är uppdaterade och korrekta
- Hantera inkommande och utgående dokumentflöde
- Stödja olika avdelningar med dokumentrelaterade frågor
- Underhålla och förbättra dokumenthanteringssystemet
- Följa företagets riktlinjer och lagstadgade krav för dokumenthantering
- Skapa och underhålla register över dokument
- Assistera vid revisioner och inspektioner
- Kommunicera med interna och externa parter angående dokument
- Utföra administrativa uppgifter kopplade till dokumenthantering
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av dokumenthantering eller administrativt arbete
- God organisatorisk förmåga och noggrannhet
- Kännedom om dokumenthanteringssystem och IT-verktyg
- Förmåga att arbeta självständigt och i team
- God kommunikationsförmåga i svenska, både muntligt och skriftligt
- Grundläggande kunskaper i datorsystem och programvara
- Förståelse för sekretess och säkerhet vid hantering av dokument
- Flexibilitet och problemlösningsförmåga
- Erfarenhet av att följa riktlinjer och regelverk
- Utbildning inom administration eller motsvarande är meriterande
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av dokumenthantering?
- Hur säkerställer du att dokument är korrekta och uppdaterade?
- Vilka dokumenthanteringssystem har du arbetat med tidigare?
- Hur hanterar du sekretess och säkerhet i ditt arbete?
- Kan du ge exempel på hur du har förbättrat en administrativ process?
- Hur prioriterar du arbetsuppgifter när du har flera deadlines?
- Hur arbetar du i team och kommunicerar med andra avdelningar?
- Vilka IT-verktyg är du bekväm med att använda?
- Hur hanterar du stressiga situationer eller högt arbetstempo?
- Varför vill du arbeta som Dokumentkontorsassistent hos oss?
