Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Dokumentkontrollassistent
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en noggrann och strukturerad Dokumentkontrollassistent som vill vara en nyckelperson i vårt team. Som Dokumentkontrollassistent kommer du att ansvara för att säkerställa att alla dokument hanteras, lagras och distribueras enligt företagets rutiner och gällande regelverk. Du kommer att arbeta nära projektledare, ingenjörer och andra avdelningar för att säkerställa att rätt dokument är tillgängliga vid rätt tidpunkt och att de är korrekt versionerade och arkiverade.
I rollen ingår att registrera, granska och distribuera tekniska och administrativa dokument, både digitalt och i pappersform. Du kommer att upprätthålla dokumentregister, följa upp dokumentstatus och påminna ansvariga om nödvändiga åtgärder. Det är viktigt att du har ett öga för detaljer och kan arbeta metodiskt även under tidspress.
Du kommer även att vara ansvarig för att upprätthålla och utveckla dokumenthanteringssystemet, samt utbilda och stödja kollegor i dokumenthanteringsprocesser. Arbetet innebär också att säkerställa att sekretess och informationssäkerhet alltid efterlevs.
För att lyckas i rollen ser vi att du har god datorvana, erfarenhet av dokumenthanteringssystem och gärna tidigare erfarenhet från liknande tjänst. Du är kommunikativ, serviceinriktad och har lätt för att samarbeta med olika yrkesgrupper.
Vi erbjuder dig en stimulerande arbetsmiljö med möjlighet till utveckling och ansvar. Om du är strukturerad, noggrann och trivs med att arbeta med administration och dokumentation, är detta tjänsten för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Registrera och arkivera inkommande och utgående dokument
- Säkerställa korrekt versionering och spårbarhet av dokument
- Distribuera dokument till berörda parter enligt fastställda rutiner
- Underhålla och uppdatera dokumentregister och databaser
- Följa upp dokumentstatus och påminna ansvariga om åtgärder
- Stödja och utbilda kollegor i dokumenthanteringssystemet
- Säkerställa efterlevnad av sekretess och informationssäkerhet
- Delta i utveckling och förbättring av dokumenthanteringsprocesser
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieutbildning eller motsvarande
- Erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom dokumenthantering
- God datorvana och erfarenhet av dokumenthanteringssystem
- Noggrannhet och förmåga att arbeta strukturerat
- Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift
- Förmåga att arbeta självständigt och i team
- Kommunikativ och serviceinriktad
- Meriterande med erfarenhet från tekniska projekt eller byggbranschen
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av dokumenthantering?
- Hur säkerställer du noggrannhet i ditt arbete?
- Har du arbetat med dokumenthanteringssystem tidigare?
- Hur hanterar du stressiga situationer och snäva tidsramar?
- Hur ser du på samarbete med olika avdelningar?
- Vilka administrativa verktyg och program är du van att använda?
- Hur arbetar du med informationssäkerhet och sekretess?
- Varför är du intresserad av denna tjänst?
