Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Dokumentkoordinator
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Dokumentkoordinator som vill spela en central roll i att säkerställa ordning, kvalitet och spårbarhet i organisationens dokumenthantering. I denna roll ansvarar du för att samordna, strukturera och underhålla dokumentation så att rätt information finns tillgänglig för rätt person vid rätt tidpunkt. Du arbetar nära flera avdelningar och fungerar som en viktig länk mellan verksamhet, administration, kvalitet och ibland även externa parter. Rollen passar dig som är noggrann, serviceinriktad och trivs med att arbeta metodiskt i en miljö där struktur och efterlevnad är avgörande.
Som Dokumentkoordinator kommer du att hantera både digitala och ibland fysiska dokumentflöden. Det kan handla om att registrera, granska, arkivera, versionshantera och distribuera dokument enligt interna riktlinjer och externa krav. Du bidrar till att dokumentprocesser är effektiva, tydliga och följer gällande rutiner, policys och regelverk. Du kommer även att stötta kollegor i frågor som rör dokumentmallar, namngivningsstandarder, godkännandeprocesser och användning av dokumenthanteringssystem.
En viktig del av arbetet är att säkerställa att dokument är korrekta, uppdaterade och lättillgängliga. Du följer upp dokumentstatus, påminner ansvariga om revideringar och hjälper till att förbättra arbetsflöden för att minska fel och dubbelarbete. I många verksamheter är dokumentation en kritisk del av kvalitetssäkring, revision, regelefterlevnad och intern kontroll, vilket gör din roll både betydelsefull och synlig. Du förväntas därför ha ett öga för detaljer samtidigt som du förstår helheten och verksamhetens behov.
Rollen kan också innebära att delta i projekt där nya processer, system eller arbetssätt införs. Då bidrar du med struktur, dokumentationskrav och administrativ samordning för att säkerställa att information hanteras konsekvent genom hela projektets livscykel. Du kan även få ansvar för att ta fram rapporter, följa upp nyckeltal kopplade till dokumenthantering och föreslå förbättringar som stärker effektivitet och kvalitet.
För att lyckas i rollen behöver du vara organiserad, kommunikativ och bekväm med att samarbeta med olika funktioner. Du bör kunna prioritera mellan flera uppgifter, arbeta självständigt och samtidigt vara lyhörd för verksamhetens behov. Erfarenhet av administrativa processer, dokumentstyrning eller kvalitetsarbete är meriterande, liksom vana vid att arbeta i digitala system. Om du motiveras av ordning, tydlighet och att skapa välfungerande informationsflöden kan detta vara rätt möjlighet för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Samordna och administrera organisationens dokumentflöden enligt fastställda rutiner.
- Registrera, klassificera och arkivera dokument i digitala dokumenthanteringssystem.
- Säkerställa korrekt versionshantering och uppdatering av styrande dokument.
- Granska dokument för format, fullständighet och efterlevnad av interna krav.
- Stödja medarbetare i frågor om dokumentmallar, processer och godkännandeflöden.
- Följa upp dokumentstatus och påminna ansvariga om revideringar och förfallodatum.
- Bidra till förbättring av dokumentprocesser, struktur och informationsåtkomst.
- Ta fram rapporter och underlag relaterade till dokumentkontroll och administration.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av administrativt arbete eller dokumenthantering i en professionell miljö.
- God organisatorisk förmåga och mycket hög noggrannhet i det dagliga arbetet.
- Vana att arbeta i digitala system, gärna dokumenthanterings- eller affärssystem.
- God kommunikativ förmåga på svenska i tal och skrift.
- Förmåga att prioritera flera uppgifter och hålla deadlines med bibehållen kvalitet.
- Grundläggande förståelse för sekretess, informationssäkerhet och spårbarhet.
- Erfarenhet av kvalitetsarbete, revision eller styrande dokument är meriterande.
- Goda kunskaper i Microsoft Office eller liknande administrativa verktyg.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av dokumenthantering eller administrativ samordning?
- Har du arbetat i något dokumenthanteringssystem, och i så fall vilket?
- Hur säkerställer du noggrannhet när du hanterar stora mängder information?
- Hur prioriterar du när flera dokumentärenden behöver hanteras samtidigt?
- Har du erfarenhet av versionshantering och arkiveringsrutiner?
- Hur arbetar du för att följa upp deadlines och påminna ansvariga parter?
- Vilken erfarenhet har du av att samarbeta med flera avdelningar samtidigt?
- Vad motiverar dig mest i en roll med fokus på struktur och kvalitet?
