Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Front Office-assistent
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Front Office-assistent som vill vara företagets ansikte utåt och bidra till en professionell, välkomnande och effektiv arbetsmiljö. I denna roll ansvarar du för att ta emot besökare, hantera inkommande samtal och e-post samt säkerställa att den dagliga administrationen fungerar smidigt. Du blir en central kontaktpunkt för både interna medarbetare och externa gäster, vilket kräver hög servicekänsla, god organisationsförmåga och ett lugnt, lösningsorienterat arbetssätt.
Som Front Office-assistent arbetar du i en varierad och social roll där ingen dag är den andra lik. Du hjälper till att koordinera möten, boka konferensrum, beställa kontorsmaterial och stötta olika avdelningar med administrativa uppgifter. Du kan även få ansvar för enklare dokumenthantering, posthantering, kalenderbokningar och uppföljning av rutiner kopplade till reception och kontorsdrift. Rollen passar dig som trivs med att skapa struktur, ge god service och hantera flera uppgifter parallellt utan att tappa kvalitet eller professionalism.
För att lyckas i tjänsten behöver du vara kommunikativ, noggrann och flexibel. Du har lätt för att samarbeta med olika typer av människor och kan anpassa ditt bemötande efter situation och målgrupp. Eftersom du ofta är den första personen som kunder, leverantörer och besökare möter, är det viktigt att du representerar verksamheten på ett positivt och förtroendeingivande sätt. Du behöver också känna dig bekväm med digitala verktyg och vanliga kontorssystem, då mycket av arbetet sker i administrativa program och kommunikationsplattformar.
Vi värdesätter ett proaktivt förhållningssätt och söker dig som gärna tar initiativ när du ser att något kan förbättras. Du bidrar till ordning och trivsel på arbetsplatsen och hjälper till att skapa en smidig vardag för kollegor och gäster. Rollen kan finnas i många olika typer av verksamheter, från hotell och vårdmottagningar till kontor, utbildningsmiljöer och serviceföretag, vilket gör att arbetsuppgifterna kan variera något beroende på bransch. Gemensamt är dock att du spelar en viktig roll i att skapa ett professionellt första intryck och säkerställa att verksamhetens front office-funktion håller hög kvalitet.
Det här är en utmärkt möjlighet för dig som vill arbeta i en administrativ och kundnära roll med stort ansvar för service, koordinering och daglig drift. Om du är strukturerad, positiv och tycker om att hjälpa andra, kan rollen som Front Office-assistent vara nästa steg i din karriär.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Ta emot och välkomna besökare på ett professionellt och vänligt sätt
- Hantera inkommande telefonsamtal, e-post och andra förfrågningar
- Boka mötesrum och koordinera möten samt besök
- Ansvara för posthantering och distribution av leveranser
- Beställa och följa upp kontorsmaterial och förbrukningsvaror
- Stötta kollegor och chefer med administrativa uppgifter
- Hålla reception och gemensamma ytor organiserade och representativa
- Uppdatera kontaktlistor, register och interna administrativa dokument
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieutbildning eller motsvarande erfarenhet inom administration eller service
- Tidigare erfarenhet av reception, kundservice eller kontorsadministration är meriterande
- God kommunikativ förmåga i svenska, både muntligt och skriftligt
- Grundläggande kunskaper i engelska i tal och skrift
- God datorvana och erfarenhet av vanliga kontorsprogram
- Förmåga att arbeta strukturerat och hantera flera uppgifter samtidigt
- Serviceinriktad, professionell och lösningsorienterad inställning
- God samarbetsförmåga och ett positivt bemötande
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Har du tidigare arbetat i reception, kundservice eller administrativ support?
- Hur skulle du beskriva din förmåga att bemöta besökare och kunder professionellt?
- Vilka administrativa system och kontorsprogram har du erfarenhet av?
- Hur hanterar du situationer där flera uppgifter behöver lösas samtidigt?
- Är du bekväm med att svara i telefon och hantera inkommande e-post dagligen?
- Hur bidrar du till ordning, struktur och trivsel på en arbetsplats?
