Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Front Office Executive
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Front Office Executive som ska vara företagets ansikte utåt och säkerställa en professionell och välkomnande miljö för alla besökare och kunder. Rollen innebär att hantera receptionen, svara på telefonsamtal, koordinera möten och ge administrativt stöd till olika avdelningar. Du kommer att vara den första kontaktpunkten för kunder och gäster, vilket kräver utmärkta kommunikationsfärdigheter och en serviceinriktad attityd. Dessutom ansvarar du för att hantera posthantering, upprätthålla kontorsmaterial och stödja interna processer för att bidra till en effektiv arbetsmiljö. Vi söker dig som är organiserad, självgående och har förmågan att hantera flera uppgifter samtidigt i en dynamisk arbetsmiljö. Erfarenhet av liknande roller och goda kunskaper i svenska och engelska är meriterande. Om du trivs med att arbeta i en roll där du får använda dina sociala färdigheter och administrativa kunskaper, är detta en utmärkt möjlighet för dig att utvecklas och bidra till företagets framgång.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Motta och välkomna besökare och kunder på ett professionellt sätt.
- Hantera inkommande telefonsamtal och vidarekoppla till rätt avdelning.
- Koordinera och boka möten samt konferensrum.
- Administrera posthantering och leveranser.
- Underhålla och beställa kontorsmaterial vid behov.
- Stödja administrativa uppgifter för olika avdelningar.
- Upprätthålla ordning och reda i receptionen och gemensamma utrymmen.
- Hantera och uppdatera kundregister och databaser.
- Assistera vid evenemangsplanering och företagsaktiviteter.
- Säkerställa att säkerhetsrutiner följs i receptionen.
Krav
Text copied to clipboard!- Tidigare erfarenhet av reception eller front office arbete.
- God kommunikationsförmåga i svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.
- Starka organisatoriska och administrativa färdigheter.
- Förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt och arbeta under press.
- Serviceinriktad med ett professionellt bemötande.
- Grundläggande IT-kunskaper, inklusive MS Office.
- Flexibilitet och förmåga att anpassa sig till förändringar.
- Noggrannhet och ansvarskänsla.
- Teamorienterad men också självgående.
- Diskret och pålitlig med hantering av konfidentiell information.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Hur hanterar du stressiga situationer i receptionen?
- Kan du ge exempel på hur du har förbättrat kundupplevelsen i en tidigare roll?
- Vilka administrativa system har du erfarenhet av?
- Hur säkerställer du att du alltid ger ett professionellt intryck?
- Hur prioriterar du dina arbetsuppgifter när du har flera saker samtidigt?
- Hur hanterar du konfidentiell information?
- Kan du beskriva en situation där du löste en konflikt med en kund eller besökare?
- Hur arbetar du i team och samarbetar med andra avdelningar?
