Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!HR-administrationsspecialist
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en HR-administrationsspecialist som vill spela en central roll i att säkerställa effektiva, korrekta och välfungerande HR-processer i hela organisationen. I denna roll arbetar du nära HR-teamet, chefer och medarbetare för att ge administrativt stöd inom personalfrågor, anställningsdokumentation, onboarding, löneunderlag, systemuppdateringar och efterlevnad av interna riktlinjer samt arbetsrättsliga krav. Du blir en viktig kontaktpunkt för frågor som rör personaladministration och bidrar till att skapa en professionell, serviceinriktad och förtroendeskapande medarbetarupplevelse.
Som HR-administrationsspecialist ansvarar du för att hantera och kvalitetssäkra personaldata, upprätthålla ordning i HR-system och personalakter samt stödja processer genom hela medarbetarresan, från rekrytering och introduktion till förändringar i anställning och avslut. Rollen kräver hög noggrannhet, integritet och förmåga att arbeta strukturerat med flera parallella uppgifter. Du behöver också kunna tolka riktlinjer, följa upp deadlines och säkerställa att dokumentation hanteras korrekt och konfidentiellt.
I det dagliga arbetet kommer du att samordna administrativa HR-aktiviteter, förbereda anställningsavtal, intyg och andra personalrelaterade dokument, registrera förändringar i anställningsvillkor och stötta vid rapportering till interna och externa intressenter. Du kommer även att bidra till förbättring av rutiner, mallar och arbetsflöden för att öka effektivitet och kvalitet inom HR-funktionen. Rollen passar dig som trivs i en stödjande funktion där service, struktur och samarbete är avgörande för framgång.
Vi söker dig som har ett genuint intresse för HR-administration och som uppskattar att arbeta i en roll där detaljer, processer och människor möts. Du är kommunikativ, lösningsorienterad och van att hantera känslig information med omdöme och professionalism. Du har förmåga att bygga goda relationer med olika delar av verksamheten och att ge tydlig vägledning i administrativa frågor. Erfarenhet av HR-system, dokumenthantering och personalrelaterad administration är viktig, liksom förståelse för grundläggande arbetsrätt och dataskydd.
Hos oss får du möjlighet att arbeta i en verksamhet där HR ses som en strategiskt viktig funktion och där administrativ kvalitet gör verklig skillnad. Du blir en del av ett engagerat team som värdesätter samarbete, förbättringsarbete och hög servicenivå. Om du vill bidra till välordnade HR-processer, stark intern service och en positiv medarbetarupplevelse kan detta vara rätt nästa steg för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Administrera anställningsavtal, tillägg, intyg och annan personaldokumentation.
- Uppdatera och kvalitetssäkra information i HR-system och personalregister.
- Stödja onboarding- och offboardingprocesser för nya och avslutande medarbetare.
- Samordna löneunderlag och säkerställa korrekt rapportering till lönefunktionen.
- Besvara frågor från chefer och medarbetare om HR-administration och rutiner.
- Säkerställa att personalakter och dokument hanteras enligt gällande regelverk.
- Ta fram HR-relaterade rapporter, statistik och administrativa sammanställningar.
- Bidra till förbättring av processer, mallar och administrativa arbetsflöden.
Krav
Text copied to clipboard!- Eftergymnasial utbildning inom HR, administration eller liknande område.
- Erfarenhet av HR-administration eller personalrelaterat administrativt arbete.
- God kunskap i HR-system och digital dokumenthantering.
- Förståelse för grundläggande arbetsrätt och dataskyddsfrågor.
- Mycket god administrativ förmåga och hög noggrannhet i detaljer.
- God kommunikativ förmåga på svenska i tal och skrift.
- Förmåga att hantera konfidentiell information med integritet.
- Goda kunskaper i Microsoft Office, särskilt Excel och Word.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av HR-administration och personaldokumentation?
- Har du arbetat i något HR-system, och i så fall vilket eller vilka?
- Hur säkerställer du noggrannhet när du hanterar känslig personalinformation?
- Vilken erfarenhet har du av onboarding, offboarding eller anställningsändringar?
- Hur prioriterar du när flera administrativa uppgifter behöver lösas samtidigt?
- Har du erfarenhet av att stödja chefer i HR-relaterade administrativa frågor?
- Vilka delar av rollen som HR-administrationsspecialist motiverar dig mest?
- Hur arbetar du för att förbättra rutiner och administrativa processer?
