Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Institutionssekreterare
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en institutionssekreterare som vill spela en central roll i att stödja den administrativa verksamheten inom en institution, avdelning eller offentlig enhet. I denna roll ansvarar du för att skapa struktur, säkerställa smidiga arbetsflöden och ge kvalificerat administrativt stöd till chefer, medarbetare och ibland även externa kontakter. Tjänsten passar dig som är noggrann, serviceinriktad och trivs med att arbeta i en varierad vardag där planering, kommunikation och samordning står i fokus.
Som institutionssekreterare fungerar du ofta som navet i verksamheten. Du hanterar mötesbokningar, dokumentation, diarieföring, korrespondens och andra administrativa uppgifter som är avgörande för att arbetet ska fungera effektivt. Du kan också ansvara för att förbereda underlag inför möten, skriva protokoll, följa upp beslut och hjälpa till med intern information. Rollen kräver att du kan prioritera mellan flera uppgifter samtidigt och att du har förmåga att arbeta självständigt med hög kvalitet.
I arbetet ingår ofta kontakt med olika intressenter, såsom medarbetare, studenter, medborgare, leverantörer eller samarbetspartners, beroende på verksamhetens inriktning. Därför är det viktigt att du har ett professionellt bemötande och god kommunikativ förmåga, både muntligt och skriftligt. Du behöver också vara bekväm med digitala verktyg och administrativa system, eftersom en stor del av arbetet sker i olika program för dokumenthantering, kalenderplanering, ekonomi eller ärendeadministration.
Vi värdesätter en person som tar initiativ, ser vad som behöver göras och bidrar till ordning och kontinuitet i verksamheten. Du bör ha lätt för att samarbeta med andra, men också kunna ta eget ansvar för dina arbetsuppgifter. Noggrannhet, integritet och förmåga att hantera konfidentiell information är viktiga egenskaper i rollen, särskilt när arbetet omfattar personalärenden, ekonomiska underlag eller känslig dokumentation.
Som institutionssekreterare får du möjlighet att arbeta i en stödjande och betydelsefull funktion där din insats gör stor skillnad för hela organisationen. Du bidrar till att skapa förutsättningar för att ledning och medarbetare ska kunna fokusera på kärnverksamheten. Rollen erbjuder en bred variation av arbetsuppgifter och passar dig som uppskattar struktur, ansvar och service i kombination med daglig kontakt med människor. Om du söker en administrativ tjänst där du får använda din organisationsförmåga, ditt omdöme och din samarbetsförmåga, kan detta vara rätt möjlighet för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Hantera kalenderbokningar, mötesplanering och praktisk samordning för avdelningen.
- Förbereda dagordningar, mötesunderlag och skriva protokoll vid sammanträden.
- Registrera, arkivera och diarieföra dokument enligt gällande rutiner.
- Besvara inkommande e-post, telefonsamtal och andra administrativa förfrågningar.
- Stödja chefer och medarbetare med administration, uppföljning och dokumenthantering.
- Samordna interna utskick, information och kommunikation inom verksamheten.
- Assistera vid beställningar, fakturahantering och enklare ekonomiadministration.
- Säkerställa att administrativa processer följer riktlinjer och tidsramar.
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieutbildning, gärna med administrativ inriktning.
- Erfarenhet av administrativt arbete i kontors- eller institutionsmiljö.
- Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift.
- God datorvana och erfarenhet av vanliga kontorsprogram och administrativa system.
- Förmåga att arbeta strukturerat, noggrant och självständigt.
- God servicekänsla och professionellt bemötande i kontakt med olika målgrupper.
- Förmåga att hantera flera arbetsuppgifter samtidigt och prioritera effektivt.
- Diskretion och omdöme vid hantering av känslig information.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av administrativt arbete i en institution eller avdelning?
- Hur arbetar du för att hålla ordning på flera parallella uppgifter och deadlines?
- Vilka digitala system och kontorsverktyg har du arbetat med tidigare?
- Hur säkerställer du kvalitet och noggrannhet i dokumentation och protokoll?
- Beskriv en situation där du gav administrativt stöd under tidspress.
- Hur hanterar du konfidentiell information i ditt dagliga arbete?
