Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Kanslichef
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Kanslichef som kan leda, utveckla och samordna sekretariatets verksamhet med hög professionalism, integritet och strategisk förmåga. I denna roll har du ett övergripande ansvar för att säkerställa att administrativa processer, styrningsrutiner, beslutsunderlag och intern samverkan fungerar effektivt och rättssäkert. Du arbetar nära ledning, styrelse, chefer och externa intressenter och fungerar som en central länk mellan strategi och operativt genomförande. Rollen passar dig som trivs i en komplex miljö där struktur, omdöme och kommunikationsförmåga är avgörande för att skapa ordning, framdrift och kvalitet.
Som Kanslichef ansvarar du för att planera och följa upp sekretariatets arbete, fördela resurser och säkerställa att prioriteringar ligger i linje med organisationens mål. Du leder ofta ett team av administratörer, samordnare eller handläggare och skapar förutsättningar för ett professionellt, serviceinriktat och lösningsfokuserat arbetssätt. Du förväntas också utveckla arbetsformer, förbättra processer och bidra till en kultur präglad av ansvarstagande, samarbete och kontinuerligt lärande.
En viktig del av uppdraget är att stödja ledningen med kvalificerade beslutsunderlag, mötesplanering, dokumentation och uppföljning. Du säkerställer att ärenden bereds korrekt, att styrande dokument hålls uppdaterade och att interna rutiner följer gällande regelverk och policyer. I många organisationer innebär rollen även ansvar för diarieföring, arkivfrågor, informationshantering, intern kommunikation och koordinering av större administrativa initiativ. Du behöver därför kunna växla mellan strategiska frågor och detaljerad kvalitetskontroll utan att tappa helhetsperspektivet.
För att lyckas i rollen behöver du vara en trygg ledare med god organisatorisk förmåga och vana att arbeta i miljöer där flera intressen ska balanseras. Du är skicklig på att bygga förtroende, skapa tydlighet och driva arbete framåt även när förutsättningarna förändras. Du har ett strukturerat arbetssätt, god analytisk förmåga och en hög språklig precision i både muntlig och skriftlig kommunikation. Erfarenhet av styrning, administration, ledningsstöd och processutveckling är mycket värdefull.
Som Kanslichef får du en nyckelroll i att skapa stabilitet, effektivitet och kvalitet i organisationens centrala funktioner. Du bidrar till att ledning och verksamhet får rätt stöd för att fatta välgrundade beslut och genomföra prioriterade insatser. Om du motiveras av ansvar, samordning och förbättringsarbete, och vill arbeta i en roll där du gör tydlig skillnad för hela organisationens funktion och resultat, kan detta vara nästa steg i din karriär.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Leda och samordna sekretariatets dagliga arbete och långsiktiga utveckling.
- Säkerställa effektiva administrativa processer, rutiner och arbetsflöden.
- Stödja ledning och styrelse med beslutsunderlag, mötesadministration och uppföljning.
- Ansvara för planering, prioritering och resursfördelning inom sekretariatet.
- Utveckla styrande dokument, interna policyer och kvalitetssäkrade arbetssätt.
- Samordna intern kommunikation och samverkan mellan olika funktioner och intressenter.
- Följa upp verksamhetsmål, leveranser och administrativa nyckeltal.
- Säkerställa efterlevnad av regelverk, dokumenthantering och informationsstyrning.
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant högskoleutbildning inom offentlig förvaltning, administration, juridik eller liknande område.
- Flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och ledningsstöd.
- Dokumenterad erfarenhet av personalledning, samordning eller chefsansvar.
- Mycket god förmåga att uttrycka sig tydligt i tal och skrift på svenska.
- God kunskap om styrning, processutveckling och organisatorisk uppföljning.
- Erfarenhet av att ta fram beslutsunderlag, protokoll och formell dokumentation.
- Förmåga att arbeta strukturerat, självständigt och med hög integritet.
- God digital kompetens och vana att arbeta i administrativa system och kontorsverktyg.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av att leda ett sekretariat eller en administrativ stödfunktion?
- Hur har du tidigare arbetat med att stödja ledning eller styrelse i beslutsprocesser?
- Beskriv ett exempel där du förbättrade en administrativ process eller intern rutin.
- Vilka typer av styrande dokument och formell dokumentation har du ansvarat för?
- Hur säkerställer du kvalitet, struktur och uppföljning i ett komplext arbetsflöde?
- Vilken erfarenhet har du av personalledning, samordning eller förändringsledning?
- Hur hanterar du situationer där flera intressenter har olika prioriteringar?
- Vilka digitala system och verktyg använder du mest i administrativt ledarskap?
