Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Möteskoordinator
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en engagerad Möteskoordinator som kan säkerställa att alla möten planeras och genomförs på ett effektivt och professionellt sätt. Som Möteskoordinator kommer du att vara ansvarig för att organisera möten, boka lokaler, hantera deltagarlistor och förbereda nödvändigt material. Du kommer att arbeta nära olika avdelningar för att säkerställa att mötesprocessen flyter smidigt och att alla deltagare har den information de behöver i god tid. Rollen kräver god kommunikationsförmåga, organisatorisk skicklighet och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt. Du kommer även att ansvara för att följa upp mötesprotokoll och säkerställa att beslut och åtgärder dokumenteras korrekt. Vi värdesätter en person som är proaktiv, noggrann och har en positiv inställning till att lösa problem som kan uppstå i samband med mötesplanering. Erfarenhet av administrativa uppgifter och vana vid digitala verktyg för möteshantering är meriterande. Om du trivs i en roll där du får vara navet i kommunikationen och bidra till effektivt samarbete, är detta tjänsten för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Planera och boka möten inklusive lokaler och utrustning.
- Koordinera deltagare och skicka ut mötesinbjudningar.
- Förbereda och distribuera mötesmaterial i förväg.
- Följa upp mötesprotokoll och dokumentera beslut.
- Hantera kalenderbokningar och undvika schemakonflikter.
- Samarbeta med olika avdelningar för att säkerställa möteseffektivitet.
- Lösa eventuella problem som uppstår i samband med mötesplanering.
- Uppdatera och underhålla mötesrelaterade databaser och system.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av administrativt arbete eller möteskoordinering.
- God kommunikationsförmåga i tal och skrift.
- Starka organisatoriska och planeringsförmågor.
- Kunskap i Microsoft Office och möteshanteringsverktyg.
- Förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt och arbeta under tidspress.
- Noggrannhet och uppmärksamhet på detaljer.
- Flexibilitet och problemlösningsförmåga.
- Teamorienterad och serviceinriktad inställning.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Hur hanterar du en situation där flera viktiga möten krockar?
- Vilka verktyg använder du för att organisera och planera möten?
- Hur säkerställer du att alla deltagare får nödvändig information i tid?
- Kan du ge exempel på hur du löst oväntade problem under mötesplanering?
- Hur prioriterar du dina arbetsuppgifter när du har många möten att koordinera?
- Vilken erfarenhet har du av att dokumentera och följa upp mötesprotokoll?
