Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Sekretariatschef
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Sekretariatschef som kommer att spela en nyckelroll i att leda och samordna sekretariatets dagliga verksamhet. Som Sekretariatschef ansvarar du för att säkerställa att administrativa processer fungerar effektivt och att organisationens ledning får det stöd som krävs för att fatta välgrundade beslut. Du kommer att arbeta nära ledningsgruppen och andra avdelningar för att säkerställa att kommunikationen är tydlig och att arbetsflöden är smidiga.
I denna roll kommer du att ha ett övergripande ansvar för planering, uppföljning och utveckling av sekretariatets arbete. Du kommer att leda ett team av administratörer och handläggare, och vara ansvarig för att fördela arbetsuppgifter, följa upp resultat och säkerställa att kvalitetskrav uppfylls. Du kommer även att vara en viktig kontaktperson gentemot externa aktörer och samarbetspartners.
Sekretariatschefen förväntas ha god förståelse för offentlig förvaltning, beslutsprocesser och dokumenthantering. Du bör vara en strukturerad och lösningsorienterad person med god förmåga att prioritera och fatta beslut under tidspress. Rollen kräver också hög integritet och förmåga att hantera konfidentiell information på ett professionellt sätt.
Vi erbjuder en stimulerande arbetsmiljö där du får möjlighet att påverka och utveckla verksamheten. Du kommer att arbeta i en organisation med höga ambitioner och ett starkt fokus på kvalitet, service och samarbete. Tjänsten är placerad i en dynamisk och samhällsviktig verksamhet där du får möjlighet att bidra till en effektiv och transparent förvaltning.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Leda och samordna sekretariatets dagliga arbete
- Planera och följa upp administrativa processer
- Stödja ledningsgruppen med beslutsunderlag och dokumentation
- Säkerställa att sekretariatets arbete håller hög kvalitet
- Utveckla rutiner och arbetsmetoder
- Fördela arbetsuppgifter inom teamet
- Följa upp resultat och rapportera till ledningen
- Samarbeta med andra avdelningar och externa aktörer
- Hantera och arkivera dokument enligt gällande regelverk
- Delta i strategisk planering och verksamhetsutveckling
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant högskoleutbildning inom exempelvis statsvetenskap, juridik eller administration
- Minst 5 års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
- Tidigare erfarenhet av ledarskap eller chefsposition
- God kännedom om offentlig förvaltning och beslutsprocesser
- Mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift
- Erfarenhet av dokumenthanteringssystem och digitala verktyg
- Förmåga att arbeta strukturerat och självständigt
- Hög integritet och god förmåga att hantera konfidentiell information
- Stark kommunikativ förmåga och samarbetsvilja
- Erfarenhet av förändringsledning är meriterande
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av att leda administrativa team?
- Hur säkerställer du kvalitet i dokumenthantering och beslutsunderlag?
- Beskriv en situation där du hanterat en komplex administrativ utmaning.
- Hur arbetar du med att utveckla och förbättra rutiner?
- Vilka digitala verktyg och system har du erfarenhet av?
- Hur hanterar du stressiga situationer och snabba deadlines?
- Hur ser du på rollen som stöd till ledningsgruppen?
- Har du erfarenhet av offentlig förvaltning eller politiskt styrda organisationer?
- Hur prioriterar du arbetsuppgifter i en hektisk vardag?
- Vad motiverar dig i rollen som Sekretariatschef?
