Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Stadskanslist
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en engagerad och noggrann stadskanslist till vår kommunala förvaltning. Som stadskanslist kommer du att spela en central roll i det dagliga administrativa arbetet på stadskansliet. Du ansvarar för att hantera dokument, protokoll och korrespondens, samt att ge stöd till politiska nämnder och tjänstepersoner. Arbetet innebär att du är en viktig länk mellan olika avdelningar inom kommunen och säkerställer att informationsflödet fungerar smidigt och korrekt.
Som stadskanslist kommer du att arbeta med att förbereda och sammanställa handlingar inför möten, skriva protokoll och följa upp beslut. Du kommer även att hantera inkommande och utgående post, diarieföra ärenden och arkivera dokument enligt gällande lagstiftning. I rollen ingår också att ge service till medborgare, politiker och andra intressenter, både via telefon, e-post och vid personliga besök.
Du förväntas ha god organisatorisk förmåga, vara serviceinriktad och kunna arbeta självständigt såväl som i team. Arbetet kräver hög integritet och noggrannhet, då du ofta hanterar känsliga och konfidentiella uppgifter. Du behöver också ha god datorvana och kunna använda administrativa IT-system samt Office-paketet.
Vi erbjuder en stimulerande arbetsmiljö med varierande arbetsuppgifter och möjlighet till kompetensutveckling. Du blir en del av ett engagerat team som arbetar för att utveckla och förbättra kommunens service och administration. Om du trivs med att arbeta strukturerat, har ett öga för detaljer och vill bidra till en välfungerande offentlig verksamhet, är detta tjänsten för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Hantera och diarieföra inkommande och utgående dokument
- Förbereda och skriva protokoll vid möten
- Ge administrativt stöd till politiker och tjänstepersoner
- Arkivera handlingar enligt gällande regler
- Samordna och följa upp beslut från nämnder och styrelser
- Besvara frågor från medborgare och andra intressenter
- Sköta posthantering och registrering av ärenden
- Delta i utveckling av administrativa rutiner
- Säkerställa korrekt informationsflöde inom organisationen
- Stödja kollegor i administrativa frågor
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieutbildning, gärna med administrativ inriktning
- Erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom offentlig sektor
- God datorvana och erfarenhet av Office-paketet
- Förmåga att uttrycka sig väl i tal och skrift på svenska
- Noggrannhet och hög integritet
- God organisationsförmåga och självständighet
- Serviceinriktad och lösningsorienterad
- Erfarenhet av diarieföring och arkivering är meriterande
- Kunskap om offentlighets- och sekretesslagstiftning
- Goda samarbetsförmågor
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av administrativt arbete?
- Har du arbetat inom offentlig sektor tidigare?
- Hur hanterar du konfidentiell information?
- Kan du ge exempel på hur du arbetar strukturerat?
- Vilka IT-system och program är du van vid att använda?
- Hur prioriterar du arbetsuppgifter vid hög arbetsbelastning?
- Har du erfarenhet av att skriva protokoll?
- Hur bemöter du medborgare och externa kontakter?
- Vad motiverar dig i en administrativ roll?
- Hur arbetar du med att utveckla administrativa rutiner?
