Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Tidshanteringsspecialist
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Tidshanteringsspecialist som kan hjälpa vår organisation att förbättra hur tid planeras, används och följs upp på både individ-, team- och verksamhetsnivå. I denna roll arbetar du med att analysera arbetsflöden, identifiera tidstjuvar, utveckla hållbara rutiner och införa metoder som stärker produktivitet, fokus och balans mellan kvalitet och tempo. Du blir en viktig resurs för chefer, medarbetare och projektteam genom att skapa strukturer som gör det lättare att prioritera rätt, minska onödig administration och säkerställa att resurser används på ett effektivt sätt.
Som Tidshanteringsspecialist förväntas du förstå hur olika delar av verksamheten påverkas av planering, möteskultur, deadlines, avbrott och kapacitetsfördelning. Du kommer att kartlägga nuvarande arbetssätt, samla in data om tidsanvändning och föreslå förbättringar som leder till tydligare processer och bättre resultat. Rollen kräver att du kan kombinera analytisk förmåga med pedagogisk kommunikation, eftersom du inte bara identifierar problem utan också utbildar och stöttar andra i att förändra beteenden och arbetssätt över tid.
Du kommer att samarbeta nära ledning, HR, projektledare och operativa team för att utveckla riktlinjer för planering, prioritering och uppföljning. Arbetet kan omfatta allt från att ta fram mallar för veckoplanering och kapacitetsbedömning till att rekommendera digitala verktyg för kalenderhantering, uppgiftsspårning och möteseffektivitet. En viktig del av uppdraget är att säkerställa att förbättringar inte bara ökar effektiviteten, utan också bidrar till en mer hållbar arbetsmiljö där medarbetare får bättre förutsättningar att arbeta fokuserat och långsiktigt.
För att lyckas i rollen behöver du vara strukturerad, lösningsorienterad och skicklig på att skapa förtroende i olika delar av organisationen. Du behöver kunna anpassa dina rekommendationer efter verksamhetens mål, kultur och mognadsgrad, samt förstå att god tidshantering handlar om mer än att göra saker snabbare. Det handlar också om att skapa tydlighet, minska stress, förbättra samarbete och frigöra tid för värdeskapande arbete.
Den här tjänsten passar dig som har erfarenhet av verksamhetsutveckling, koordinering, administration, projektstöd eller utbildning inom produktivitet och arbetsmetodik. Om du motiveras av att skapa ordning, förbättra processer och hjälpa människor att arbeta smartare med sin tid, kan detta vara rätt möjlighet för dig. Hos oss får du möjlighet att påverka arbetssätt på djupet och bidra till en mer effektiv, hållbar och välfungerande organisation.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Analysera hur tid används inom olika team och funktioner.
- Identifiera ineffektiva arbetsmoment, avbrott och återkommande tidstjuvar.
- Utveckla rutiner för planering, prioritering och uppföljning av arbete.
- Stödja chefer och medarbetare i att förbättra personlig och gemensam tidshantering.
- Rekommendera och implementera verktyg för kalender-, uppgifts- och möteshantering.
- Utbilda personal i metoder för fokus, struktur och effektiv arbetsplanering.
- Följa upp resultat av införda förbättringsåtgärder med relevanta nyckeltal.
- Samarbeta med ledning och HR för att skapa hållbara arbetssätt.
- Ta fram riktlinjer och mallar för kapacitetsplanering och arbetsfördelning.
- Bidra till att minska stress genom tydligare processer och realistiska tidsramar.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av administration, koordinering, verksamhetsutveckling eller liknande arbete.
- God förmåga att analysera arbetsflöden och identifiera förbättringsområden.
- Mycket god organisatorisk förmåga och stark känsla för struktur.
- Förmåga att kommunicera tydligt och pedagogiskt med olika målgrupper.
- Erfarenhet av digitala planerings- och produktivitetsverktyg.
- Förståelse för prioritering, resursplanering och effektiv mötesstruktur.
- Självständig, lösningsorienterad och noggrann arbetsstil.
- Förmåga att hantera flera initiativ samtidigt och följa upp detaljer.
- Erfarenhet av att leda utbildningar eller workshops är meriterande.
- Goda kunskaper i svenska i tal och skrift.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av att förbättra tidshantering eller arbetsflöden?
- Hur arbetar du med att identifiera och minska tidstjuvar i en organisation?
- Vilka verktyg har du använt för planering, uppföljning och prioritering?
- Hur skulle du stötta ett team med återkommande förseningar och hög arbetsbelastning?
- Hur balanserar du effektivitet med hållbar arbetsmiljö och rimliga förväntningar?
- Har du erfarenhet av att utbilda medarbetare i struktur, fokus eller produktivitet?
- Hur mäter du effekten av förbättrade arbetssätt inom tidshantering?
- Vad anser du vara de vanligaste orsakerna till ineffektiv tidsanvändning?
- Hur anpassar du dina rekommendationer till olika roller och verksamheter?
- Vad motiverar dig att arbeta som Tidshanteringsspecialist?
