Text copied to clipboard!
Başlık
Text copied to clipboard!Kapan Sekreteri
Açıklama
Text copied to clipboard!
Kapan Sekreteri arıyoruz. Bu pozisyon, kapan işlemlerinin düzenli ve etkili bir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla idari ve bürokratik görevleri yerine getirecek deneyimli bir profesyonel arayışımızı kapsamaktadır. Kapan Sekreteri, genellikle belediyeler, yerel yönetimler veya ticaret odaları gibi kurumlarda görev alır ve kapan işlemleriyle ilgili belgelerin hazırlanması, arşivlenmesi, takibi ve ilgili birimlerle koordinasyonun sağlanmasından sorumludur.
Bu pozisyonda çalışacak kişi, kapan sürecine dair tüm evrak işlerini titizlikle yürütecek, başvuruların eksiksiz alınmasını sağlayacak ve ilgili taraflara gerekli bilgilendirmeleri yapacaktır. Ayrıca, kapan işlemleri sırasında ortaya çıkabilecek sorunları çözme konusunda proaktif davranmalı ve ilgili mevzuatlara hâkim olmalıdır. Kapan Sekreteri, aynı zamanda vatandaşlarla etkili iletişim kurarak onların sorularını yanıtlamalı ve yönlendirme yapmalıdır.
İdeal aday, güçlü organizasyon becerilerine sahip, detaylara önem veren, zaman yönetimi konusunda başarılı ve ekip çalışmasına yatkın olmalıdır. Ayrıca, bilgisayar programlarını etkin kullanabilen, özellikle ofis yazılımlarında yetkin ve resmi yazışma kurallarına hâkim bir kişi olmalıdır. Kapan Sekreteri, kurum içi ve dışı yazışmaları düzenli bir şekilde yürütmeli, arşivleme sistemini güncel tutmalı ve yöneticilere düzenli raporlamalar yapmalıdır.
Bu pozisyon, kamu hizmetlerinin etkinliğini artırmak ve vatandaş memnuniyetini sağlamak açısından kritik bir rol oynamaktadır. Kapan Sekreteri, hem idari süreçlerin düzgün işlemesini sağlamak hem de kapan sürecine katılan tüm taraflar arasında köprü görevi görmekle yükümlüdür. Bu nedenle, iletişim becerileri yüksek, çözüm odaklı ve sorumluluk sahibi bireyler bu pozisyon için tercih edilmektedir.
Sorumluluklar
Text copied to clipboard!- Kapan işlemleriyle ilgili evrakların hazırlanması ve takibi
- Başvuru sahipleriyle iletişim kurarak bilgi sağlamak
- Resmi yazışmaları düzenlemek ve arşivlemek
- İlgili kurum ve birimlerle koordinasyon sağlamak
- Kapan sürecine dair raporlar hazırlamak
- Dosyalama ve belge yönetim sistemini güncel tutmak
- Vatandaşların sorularını yanıtlamak ve yönlendirme yapmak
- Yöneticiye düzenli bilgi akışı sağlamak
- Mevzuat değişikliklerini takip etmek
- Toplantı ve görüşmeleri organize etmek
Gereksinimler
Text copied to clipboard!- En az lise, tercihen ön lisans veya lisans mezunu olmak
- İdari işler konusunda en az 2 yıl deneyim
- MS Office programlarını etkin kullanabilmek
- Resmi yazışma kurallarına hâkim olmak
- İletişim ve organizasyon becerilerinin güçlü olması
- Detaylara önem veren ve dikkatli çalışabilmek
- Zaman yönetimi konusunda başarılı olmak
- Ekip çalışmasına yatkın olmak
- Problem çözme yeteneğine sahip olmak
- Gizliliğe ve etik kurallara önem vermek
Potansiyel mülakat soruları
Text copied to clipboard!- Daha önce kapan işlemleriyle ilgili bir pozisyonda çalıştınız mı?
- Resmi yazışma hazırlama konusunda deneyiminiz var mı?
- MS Office programlarını hangi düzeyde kullanıyorsunuz?
- Zaman yönetimi konusunda nasıl bir yaklaşımınız var?
- Vatandaşlarla iletişim kurarken nelere dikkat edersiniz?
- Arşivleme ve belge yönetimi konusunda deneyiminiz nedir?
- Ekip çalışmasına nasıl uyum sağlarsınız?
- Yoğun iş temposunda nasıl organize olursunuz?
- Mevzuat değişikliklerini nasıl takip edersiniz?
- Bu pozisyonda sizi motive eden unsurlar nelerdir?
