Text copied to clipboard!
Заглавие
Text copied to clipboard!Специалист по управление на документи
Описание
Text copied to clipboard!
Търсим Специалист по управление на документи, който да се присъедини към нашия екип и да отговаря за ефективното организиране, съхранение и управление на всички видове документи в компанията. Кандидатът ще играе ключова роля в поддържането на точна и актуална документация, осигурявайки лесен достъп и спазване на вътрешните и външните регулации. Работата изисква внимание към детайла, умения за работа с различни софтуерни системи за управление на документи и способност за работа в екип. Специалистът ще координира процесите по архивиране, класифициране и защита на информацията, както и ще подпомага други отдели при нужда от документация. Тази позиция е подходяща за човек, който цени организацията и има желание да допринася за оптимизацията на бизнес процесите чрез правилно управление на информацията.
Отговорности
Text copied to clipboard!- Организиране и класифициране на документи според вътрешните стандарти.
- Поддържане на електронни и хартиени архиви.
- Обработка и въвеждане на данни в системи за управление на документи.
- Осигуряване на сигурност и конфиденциалност на информацията.
- Координиране с други отдели за предоставяне на необходимата документация.
- Следене на срокове за съхранение и унищожаване на документи.
- Подготовка на отчети и справки, свързани с документи.
- Обучение на персонала относно процедурите за управление на документи.
- Участие в разработването и подобряването на политики за управление на документи.
- Мониторинг на съответствието с нормативните изисквания за документооборот.
Изисквания
Text copied to clipboard!- Висше образование в областта на администрацията, информационните технологии или свързана сфера.
- Опит в управление на документи или архивна дейност минимум 2 години.
- Добри компютърни умения, включително работа със системи за управление на документи.
- Внимание към детайла и организираност.
- Способност за работа в екип и комуникация с различни отдели.
- Познаване на нормативната уредба, свързана с документооборота.
- Умения за работа под напрежение и спазване на срокове.
- Отговорност и дискретност при работа с конфиденциална информация.
- Добри аналитични умения и способност за решаване на проблеми.
- Готовност за обучение и развитие в областта на управление на информация.
Потенциални въпроси за интервю
Text copied to clipboard!- Какъв опит имате с управление на документи?
- С кои системи за управление на документи сте работили?
- Как бихте организирали голям обем от документи?
- Как гарантирате сигурността на конфиденциална информация?
- Как се справяте със спазването на срокове за документооборот?
- Как бихте обучили колеги относно процедурите за управление на документи?
- Какви са вашите силни страни при работа в екип?
- Как реагирате при откриване на грешки в документацията?
- Как поддържате актуалността на архивите?
- Какви мерки бихте предложили за подобряване на процесите по управление на документи?
