Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Úředník pro správu dokumentů
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme pečlivého a organizovaného Úředníka pro správu dokumentů, který se připojí k našemu týmu a bude zajišťovat efektivní správu, archivaci a distribuci dokumentace v rámci celé organizace. Tato role je klíčová pro udržení souladu s interními předpisy i externími regulačními požadavky. Úředník pro správu dokumentů bude úzce spolupracovat s různými odděleními, aby zajistil, že všechny dokumenty jsou správně evidovány, aktualizovány a snadno dostupné oprávněným osobám.
Mezi hlavní úkoly patří správa elektronických i papírových dokumentů, vytváření a udržování systému pro evidenci dokumentů, kontrola souladu dokumentace s platnými normami a předpisy, a podpora auditních procesů. Úředník bude rovněž odpovědný za školení zaměstnanců v oblasti správného zacházení s dokumenty a za implementaci nových nástrojů a technologií pro zefektivnění správy dokumentů.
Ideální kandidát má zkušenosti s administrativními procesy, výborné organizační schopnosti, smysl pro detail a schopnost pracovat samostatně i v týmu. Znalost práce s dokumentačními systémy a orientace v právních a regulačních požadavcích na uchovávání dokumentů je výhodou.
Tato pozice nabízí příležitost pracovat v dynamickém prostředí, kde je kladen důraz na přesnost, důvěrnost a efektivitu. Pokud máte zájem o stabilní administrativní roli s možností profesního růstu, těšíme se na vaši přihlášku.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Správa a archivace elektronických i papírových dokumentů
- Zajištění souladu dokumentace s interními a externími předpisy
- Vytváření a udržování systému evidence dokumentů
- Spolupráce s ostatními odděleními při správě dokumentace
- Příprava dokumentů pro audity a kontroly
- Školení zaměstnanců v oblasti správy dokumentů
- Zajištění bezpečnosti a důvěrnosti dokumentů
- Implementace nových nástrojů pro správu dokumentů
- Pravidelná aktualizace a revize dokumentace
- Podpora digitalizace a optimalizace dokumentačních procesů
Požadavky
Text copied to clipboard!- SŠ nebo VŠ vzdělání, ideálně v oblasti administrativy nebo informační vědy
- Zkušenosti s dokumentačními systémy a správou dokumentů
- Výborné organizační schopnosti a smysl pro detail
- Znalost práce s MS Office a dalšími kancelářskými nástroji
- Schopnost pracovat samostatně i v týmu
- Znalost právních a regulačních požadavků na uchovávání dokumentů výhodou
- Schopnost efektivně komunikovat napříč odděleními
- Zodpovědnost a důvěryhodnost při práci s citlivými informacemi
- Zkušenosti s digitalizací dokumentů výhodou
- Znalost českého jazyka na úrovni rodilého mluvčího
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké máte zkušenosti se správou dokumentů?
- Pracoval/a jste někdy s dokumentačním systémem? Jakým?
- Jak byste zajistil/a důvěrnost citlivých dokumentů?
- Jaké metody používáte pro organizaci a archivaci dokumentů?
- Jak byste postupoval/a při přípravě dokumentace pro audit?
- Máte zkušenosti se školením zaměstnanců?
- Jaké nástroje používáte pro digitalizaci dokumentů?
- Jak zvládáte práci pod tlakem a s termíny?
- Jaké jsou vaše silné stránky v oblasti administrativy?
- Jak byste řešil/a nesrovnalosti v dokumentaci?
