Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Assistentsekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og struktureret assistentsekretær til at støtte vores ledelsesteam med en bred vifte af administrative og organisatoriske opgaver. Som assistentsekretær vil du være en central del af kontorets daglige drift og sikre, at kommunikationen flyder effektivt mellem afdelinger og eksterne samarbejdspartnere. Du vil håndtere kalenderstyring, mødeplanlægning, korrespondance og dokumenthåndtering, samt assistere med forberedelse af rapporter og præsentationer. Derudover forventes det, at du kan tage initiativ til at forbedre arbejdsgange og bidrage til et positivt arbejdsmiljø. Stillingen kræver en person med gode kommunikationsevner, sans for detaljer og evnen til at arbejde selvstændigt under pres. Hvis du trives i en dynamisk hverdag og ønsker at være en vigtig støttefunktion i organisationen, er denne rolle ideel for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Administrere og koordinere ledelsens kalender og møder.
- Udarbejde og distribuere interne og eksterne kommunikationer.
- Organisere og arkivere dokumenter og korrespondance.
- Forberede rapporter, præsentationer og mødemateriale.
- Sikre effektiv kommunikation mellem afdelinger og eksterne partnere.
- Planlægge og koordinere arrangementer og konferencer.
- Håndtere telefonopkald og e-mails professionelt og rettidigt.
- Understøtte projektledelse og opfølgning på deadlines.
- Bidrage til forbedring af administrative processer.
- Assistere med budgetopfølgning og fakturabehandling.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrative opgaver og sekretærarbejde.
- Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner på dansk.
- Beherskelse af Microsoft Office-pakken og andre relevante IT-værktøjer.
- Evne til at arbejde selvstændigt og prioritere opgaver effektivt.
- Detaljeorienteret med stærke organisatoriske evner.
- Fleksibel og tilpasningsdygtig i en travl arbejdsdag.
- Diskret og professionel håndtering af fortrolige oplysninger.
- Erfaring med kalenderstyring og mødekoordinering.
- Gode samarbejdsevner og positiv indstilling.
- Relevant uddannelse inden for administration eller lignende.
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan håndterer du flere opgaver med stramme deadlines?
- Kan du give et eksempel på, hvordan du har forbedret en administrativ proces?
- Hvordan sikrer du effektiv kommunikation i en organisation?
- Hvilke IT-værktøjer er du mest fortrolig med?
- Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger?
- Hvordan prioriterer du dine daglige opgaver?
- Har du erfaring med budgetopfølgning?
- Hvordan reagerer du på uventede ændringer i arbejdsplanen?
- Kan du arbejde selvstændigt og tage initiativ?
- Hvordan bidrager du til et positivt arbejdsmiljø?
