Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Bysekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og struktureret vicekontorist til at indgå i vores administrative team i en offentlig eller kommunal organisation. Som vicekontorist vil du spille en central rolle i at sikre, at daglige kontoropgaver bliver udført effektivt og rettidigt. Du vil arbejde tæt sammen med ledelsen og andre administrative medarbejdere for at understøtte organisationens drift og service over for borgere og samarbejdspartnere.
Dine primære opgaver vil inkludere håndtering af korrespondance, arkivering, mødeplanlægning, journalisering og opdatering af databaser. Du vil også være ansvarlig for at modtage og vejlede besøgende, besvare telefonopkald og assistere med udarbejdelse af rapporter og dokumenter. Det er vigtigt, at du har sans for detaljer, kan arbejde selvstændigt og trives i et miljø med mange forskellige opgaver.
Vi lægger vægt på, at du har gode kommunikationsevner, både mundtligt og skriftligt, og at du er serviceminded og imødekommende. Erfaring med offentlige IT-systemer og kendskab til forvaltningsretlige principper vil være en fordel. Du skal kunne håndtere fortrolige oplysninger med diskretion og professionalisme.
Som vicekontorist vil du få mulighed for at udvikle dine administrative kompetencer og få indsigt i den offentlige sektors arbejdsgange. Vi tilbyder et arbejdsmiljø med fokus på samarbejde, faglig udvikling og en god balance mellem arbejde og fritid.
Hvis du er en person, der sætter pris på struktur, orden og at yde en vigtig støttefunktion i en organisation, så er dette job noget for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtere daglig korrespondance og post
- Journalisere og arkivere dokumenter korrekt
- Planlægge og koordinere møder og aftaler
- Besvare telefonopkald og henvendelser fra borgere
- Opdatere og vedligeholde databaser og registre
- Udarbejde og redigere rapporter og notater
- Assistere ledelsen med administrative opgaver
- Modtage og vejlede besøgende
- Sikre overholdelse af interne procedurer og retningslinjer
- Samarbejde med andre afdelinger og eksterne partnere
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbejde, gerne i offentlig sektor
- Gode IT-kundskaber, herunder Office-pakken og journalsystemer
- Stærke kommunikationsevner på dansk, både skriftligt og mundtligt
- Evne til at arbejde selvstændigt og tage ansvar
- Struktureret og detaljeorienteret tilgang til opgaver
- Diskretion og professionalisme i håndtering af fortrolige oplysninger
- Gode samarbejdsevner og fleksibilitet
- Kendskab til offentlig forvaltning er en fordel
- Evne til at håndtere flere opgaver samtidigt
- Serviceminded og imødekommende attitude
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Har du tidligere arbejdet i en offentlig eller kommunal organisation?
- Hvilke administrative systemer har du erfaring med?
- Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger?
- Kan du give et eksempel på en situation, hvor du arbejdede under tidspres?
- Hvordan prioriterer du dine opgaver i en travl hverdag?
- Hvilke erfaringer har du med journalisering og arkivering?
- Hvordan sikrer du god kommunikation med kolleger og borgere?
- Er du vant til at arbejde med flere opgaver samtidigt?
- Hvordan håndterer du uforudsete opgaver eller ændringer i planlægningen?
- Hvad motiverer dig i en administrativ rolle?
