Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Direktionssekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en erfaren og engageret direktionssekretær til at yde professionel støtte til virksomhedens øverste ledelse. Som direktionssekretær vil du spille en central rolle i at sikre, at den daglige drift i direktionen forløber gnidningsfrit. Du vil være ansvarlig for en bred vifte af administrative og koordinerende opgaver, herunder mødeplanlægning, kalenderstyring, kommunikation og dokumenthåndtering.
Du vil fungere som bindeled mellem direktionen og interne såvel som eksterne interessenter, og det er derfor vigtigt, at du har stærke kommunikationsevner, diskretion og en professionel fremtoning. Du skal kunne håndtere fortrolige oplysninger med høj integritet og have evnen til at arbejde selvstændigt og struktureret i et dynamisk arbejdsmiljø.
Arbejdsopgaverne inkluderer også udarbejdelse af præsentationer, referater og rapporter, samt at sikre, at deadlines overholdes og at information flyder effektivt mellem ledelsen og organisationen. Du vil ofte være den første kontaktperson for eksterne samarbejdspartnere og skal derfor kunne repræsentere virksomheden på en imødekommende og professionel måde.
Vi leder efter en person med solid erfaring fra en lignende rolle, gerne i en større organisation. Du skal være vant til at arbejde med fortrolige oplysninger og have en høj grad af fleksibilitet og serviceorientering. Det er en fordel, hvis du har erfaring med projektstyring og kan bidrage til optimering af interne processer.
Hvis du trives i en rolle med stor variation, ansvar og tæt kontakt med topledelsen, så er dette job noget for dig. Vi tilbyder et spændende og udfordrende arbejdsmiljø med gode udviklingsmuligheder og en central placering i organisationen.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Koordinere og planlægge møder og arrangementer
- Administrere direktørens kalender og rejseaktiviteter
- Udarbejde og redigere præsentationer, rapporter og referater
- Håndtere intern og ekstern kommunikation på vegne af ledelsen
- Sikre effektiv informationsstrøm mellem direktionen og organisationen
- Behandle fortrolige dokumenter og oplysninger med diskretion
- Fungere som kontaktperson for eksterne samarbejdspartnere
- Støtte i projektstyring og opfølgning på deadlines
- Optimere administrative processer og arbejdsgange
- Assistere med ad hoc-opgaver for direktionen
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring som direktionssekretær eller i en lignende rolle
- Stærke kommunikations- og samarbejdsevner
- Evne til at arbejde selvstændigt og struktureret
- Diskretion og professionalisme i håndtering af fortrolige oplysninger
- Gode IT-kompetencer, herunder MS Office og evt. projektstyringsværktøjer
- Fleksibilitet og evne til at håndtere mange opgaver samtidigt
- Flydende i dansk og engelsk, både mundtligt og skriftligt
- Erfaring med kalenderstyring og rejseplanlægning
- Gode organisatoriske evner og sans for detaljer
- Relevant kontoruddannelse eller tilsvarende erfaring
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med at arbejde som direktionssekretær?
- Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger i dit arbejde?
- Kan du give et eksempel på, hvordan du har koordineret et vigtigt møde eller arrangement?
- Hvilke IT-systemer og værktøjer er du fortrolig med?
- Hvordan prioriterer du dine opgaver i en travl hverdag?
- Har du erfaring med at udarbejde præsentationer og rapporter til ledelsen?
- Hvordan sikrer du en effektiv kommunikation mellem ledelsen og resten af organisationen?
- Hvad motiverer dig i rollen som direktionssekretær?
- Hvordan håndterer du uforudsete ændringer i kalenderen?
- Har du erfaring med at arbejde i en international virksomhed?
