Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Vicebysekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og struktureret vicesekretær til at indgå i vores administrative team. Som vicesekretær vil du spille en central rolle i at sikre, at kontorets daglige drift forløber gnidningsfrit. Du vil assistere ledelsen og sekretariatet med en bred vifte af opgaver, herunder kalenderstyring, mødekoordinering, håndtering af korrespondance og arkivering af dokumenter. Din rolle vil også omfatte at tage imod gæster, besvare telefonopkald og e-mails samt sikre, at kontorets forsyninger altid er opdaterede.
Som vicesekretær forventes det, at du arbejder selvstændigt, er serviceminded og har sans for detaljer. Du vil ofte være den første kontaktperson for både interne og eksterne interessenter, hvilket kræver gode kommunikationsevner og et professionelt overblik. Derudover vil du skulle assistere ved planlægning og afvikling af møder, herunder forberedelse af dagsordener, referatskrivning og opfølgning på beslutninger.
Du vil få mulighed for at udvikle dine administrative kompetencer og arbejde tæt sammen med kolleger på tværs af organisationen. Stillingen kræver, at du kan håndtere fortrolige oplysninger med diskretion og har en fleksibel tilgang til varierende arbejdsopgaver. Erfaring med kontoradministration og kendskab til gængse IT-systemer er en fordel, men ikke et krav, da oplæring vil finde sted.
Vi tilbyder et dynamisk arbejdsmiljø, hvor du får mulighed for at tage ansvar og bidrage til et velfungerende kontor. Hvis du trives med at have mange bolde i luften og ønsker at være en vigtig del af et professionelt team, er dette jobbet for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Assistere med daglige administrative opgaver
- Koordinere møder og håndtere kalenderstyring
- Besvare telefonopkald og e-mails professionelt
- Forberede og arkivere dokumenter
- Modtage gæster og yde kundeservice
- Sikre opdatering af kontorartikler og forsyninger
- Udarbejde referater og følge op på beslutninger
- Støtte ledelsen og sekretariatet efter behov
- Håndtere fortrolige oplysninger med diskretion
- Bidrage til et positivt arbejdsmiljø
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbejde er en fordel
- Gode kommunikations- og samarbejdsevner
- Struktureret og detaljeorienteret tilgang
- Evne til at arbejde selvstændigt og tage initiativ
- Kendskab til MS Office eller lignende IT-systemer
- Fleksibel og serviceminded indstilling
- Diskretion og fortrolighed omkring følsomme oplysninger
- Gode organisatoriske evner
- Evne til at håndtere flere opgaver samtidigt
- Professionel fremtoning og pålidelighed
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med administrativt arbejde?
- Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger?
- Kan du give et eksempel på, hvordan du organiserer din arbejdsdag?
- Hvilke IT-systemer har du erfaring med?
- Hvordan sikrer du god kommunikation med kolleger og gæster?
- Hvordan håndterer du travle perioder og mange opgaver?
- Hvad motiverer dig i en administrativ rolle?
- Hvordan bidrager du til et positivt arbejdsmiljø?
- Har du erfaring med mødekoordinering og referatskrivning?
- Hvordan prioriterer du dine opgaver?
