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Titel
Text copied to clipboard!Administrative Unterstützung
Beschreibung
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Wir suchen eine engagierte Person für die Position der administrativen Unterstützung, die unser Team bei der Organisation und Verwaltung verschiedener Büroaufgaben unterstützt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die effiziente Bearbeitung von administrativen Tätigkeiten, die den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts gewährleisten. Sie koordinieren Termine, verwalten Dokumente, unterstützen bei der Kommunikation zwischen Abteilungen und sorgen für eine ordnungsgemäße Ablage und Datenpflege. Zudem sind Sie Ansprechpartner für interne und externe Anfragen und tragen zur Optimierung von Arbeitsprozessen bei. Die Position erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Kommunikationsfähigkeit. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und Ihre Fähigkeiten in einem motivierten Team einzubringen und weiterzuentwickeln.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Organisation und Koordination von Terminen und Meetings
- Verwaltung und Ablage von Dokumenten und Daten
- Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen
- Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern
- Bearbeitung von Anfragen und Weiterleitung an zuständige Stellen
- Pflege von Datenbanken und Informationssystemen
- Vorbereitung von Besprechungsräumen und Materialien
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen
- Überwachung von Fristen und Terminen
- Allgemeine administrative Tätigkeiten zur Unterstützung des Teams
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Bereich Büroorganisation und Verwaltung
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeiten
- Grundkenntnisse in Datenbankpflege und Dokumentenmanagement
- Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich administrative Unterstützung?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag, um effizient zu arbeiten?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Softwareprogramme nutzen Sie zur Büroorganisation?
- Wie reagieren Sie auf unerwartete Änderungen im Arbeitsplan?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen mussten.
- Wie kommunizieren Sie mit verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens?
- Was motiviert Sie in einer administrativen Position?
