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Titel
Text copied to clipboard!Besprechungsplaner
Beschreibung
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Wir suchen einen Besprechungsplaner, der die organisatorische und kommunikative Steuerung von Meetings, Workshops, Konferenzen und internen Abstimmungsrunden übernimmt. In dieser Rolle sind Sie dafür verantwortlich, Termine effizient zu koordinieren, relevante Teilnehmende einzubinden, geeignete Formate auszuwählen und sicherzustellen, dass jede Besprechung klar vorbereitet, zielgerichtet durchgeführt und sauber nachverfolgt wird. Der Besprechungsplaner fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Fachabteilungen, Führungskräften, externen Partnern und administrativen Teams und trägt wesentlich dazu bei, dass Zeitressourcen sinnvoll genutzt und Entscheidungsprozesse beschleunigt werden.
Zu Ihren Aufgaben gehört die Planung von Besprechungen unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Prioritäten, Zeitzonen, Raumkapazitäten und technischen Anforderungen. Sie erstellen Einladungen, strukturieren Tagesordnungen, koordinieren Unterlagen und sorgen dafür, dass alle Beteiligten rechtzeitig über Ziele, Inhalte und Erwartungen informiert sind. Darüber hinaus begleiten Sie den gesamten Meeting-Lebenszyklus – von der ersten Terminabstimmung über die Durchführung bis hin zur Dokumentation von Ergebnissen, Maßnahmen und Verantwortlichkeiten.
Ein erfolgreicher Besprechungsplaner verfügt über ein ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Serviceorientierung und die Fähigkeit, auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick zu behalten. Sie arbeiten strukturiert, kommunizieren klar und professionell und verstehen es, unterschiedliche Interessen in einem produktiven Ablauf zusammenzuführen. Dabei nutzen Sie digitale Kalender-, Kollaborations- und Konferenztools sicher und effizient. Ebenso wichtig ist Ihr Gespür für Priorisierung, Vertraulichkeit und die Einhaltung interner Prozesse.
In dieser Position leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur Effizienz der Organisation. Gut geplante Besprechungen reduzieren Missverständnisse, verbessern die Zusammenarbeit und schaffen die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Deshalb suchen wir eine Person, die nicht nur Termine koordiniert, sondern aktiv dazu beiträgt, die Qualität von Meetings zu steigern. Sie erkennen Optimierungspotenziale, schlagen bessere Abläufe vor und helfen Teams dabei, Besprechungen zielorientierter und produktiver zu gestalten.
Wenn Sie Freude daran haben, komplexe Terminlagen zu ordnen, Menschen zusammenzubringen und administrative Exzellenz mit professioneller Kommunikation zu verbinden, bietet Ihnen diese Rolle ein vielseitiges und verantwortungsvolles Arbeitsumfeld. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Stakeholdern zusammen, unterstützen operative und strategische Prozesse und sorgen dafür, dass Besprechungen nicht nur stattfinden, sondern echten Mehrwert schaffen. Diese Position eignet sich besonders für Personen mit Erfahrung in Administration, Office Management, Projektkoordination oder Veranstaltungsorganisation, die ihre Stärken in Planung, Abstimmung und Prozesssicherheit einbringen möchten.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Planung und Koordination interner und externer Besprechungen
- Abstimmung von Terminen mit Teilnehmenden über verschiedene Kalender hinweg
- Erstellung und Versand von Einladungen, Tagesordnungen und Erinnerungen
- Reservierung von Besprechungsräumen sowie Organisation technischer Ausstattung
- Vorbereitung relevanter Unterlagen und Sicherstellung der Informationsverfügbarkeit
- Protokollierung von Ergebnissen, Entscheidungen und offenen Maßnahmen
- Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten nach Meetings
- Koordination virtueller Meetings inklusive Zugängen und technischer Unterstützung
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Terminplanung, Administration oder Office Management
- Sicherer Umgang mit Kalender-, E-Mail- und Videokonferenzsystemen
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und hohe Detailgenauigkeit
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
- Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig effizient zu steuern
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrung haben Sie in der Koordination komplexer Terminpläne?
- Mit welchen Tools für Kalender- und Meeting-Management arbeiten Sie sicher?
- Wie gehen Sie mit kurzfristigen Terminänderungen oder Absagen um?
- Wie stellen Sie sicher, dass Meetings gut vorbereitet und zielorientiert sind?
- Haben Sie Erfahrung mit der Protokollierung und Nachverfolgung von Maßnahmen?
- Wie priorisieren Sie konkurrierende Anfragen verschiedener Stakeholder?
