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Titel
Text copied to clipboard!Bürosekretär/in
Beschreibung
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Wir suchen eine/n Bürosekretär/in, der/die unser Team bei der effizienten Organisation und Verwaltung des Büroalltags unterstützt. In dieser Position sind Sie verantwortlich für die Koordination von Terminen, die Bearbeitung der Korrespondenz sowie die Unterstützung der Geschäftsleitung und der Mitarbeiter. Sie sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss. Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Verwaltung von Dokumenten, die Vorbereitung von Meetings und die Pflege von Datenbanken. Ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Kommunikationsfähigkeit ist für diese Rolle unerlässlich. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen und tragen maßgeblich zur Optimierung der Büroprozesse bei. Wenn Sie ein Organisationstalent sind, gerne im Team arbeiten und eine strukturierte Arbeitsweise besitzen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Diese Position bietet die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld Verantwortung zu übernehmen und sich beruflich weiterzuentwickeln.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Terminplanung und -koordination
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz bearbeiten
- Empfang und Betreuung von Besuchern
- Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
- Verwaltung und Ablage von Dokumenten
- Unterstützung der Geschäftsleitung und Mitarbeiter
- Datenpflege und -verwaltung
- Bestellwesen und Büroorganisation
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Erstellung von Berichten und Präsentationen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Sekretariats- oder Bürobereich
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Gute Kommunikationsfähigkeiten
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- Zeitmanagement und Multitasking-Fähigkeiten
- Grundkenntnisse in Englisch von Vorteil
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Büroorganisation?
- Wie gehen Sie mit stressigen Situationen um?
- Welche Softwareprogramme beherrschen Sie sicher?
- Wie organisieren Sie Ihre täglichen Aufgaben?
- Haben Sie Erfahrung in der Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung?
- Wie stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben?
- Können Sie Beispiele für Ihre Kommunikationsfähigkeiten geben?
- Wie gehen Sie mit mehreren gleichzeitig anfallenden Aufgaben um?
- Sind Sie bereit, flexible Arbeitszeiten zu übernehmen?
- Wie motivieren Sie sich bei Routineaufgaben?
