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Titel
Text copied to clipboard!Dateikaufmann/-frau
Beschreibung
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Wir suchen eine/n engagierte/n Dateikaufmann/-frau zur Verstärkung unseres Teams. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Verwaltung, Organisation und Pflege von Akten und Dokumenten in digitaler und physischer Form. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Unterlagen korrekt abgelegt, leicht zugänglich und sicher aufbewahrt werden.
Als Dateikaufmann/-frau sind Sie ein wichtiger Bestandteil unseres administrativen Teams. Sie sorgen dafür, dass Informationen effizient verarbeitet und gespeichert werden, um einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse zu gewährleisten. Ihre Aufgaben umfassen die Digitalisierung von Dokumenten, die Pflege von Datenbanken, die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen sowie die Unterstützung bei internen und externen Audits.
Sie sollten über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten verfügen, ein hohes Maß an Genauigkeit mitbringen und in der Lage sein, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln. Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen und Office-Software ist von Vorteil.
Diese Position erfordert ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck strukturiert zu arbeiten. Wenn Sie gerne mit Daten und Dokumenten arbeiten und ein Auge fürs Detail haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Verwaltung und Organisation von Akten und Dokumenten
- Digitalisierung und Archivierung von Unterlagen
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
- Unterstützung bei internen und externen Audits
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Dokumentenbereitstellung
- Bearbeitung von Dokumentenanfragen
- Sicherstellung der Vertraulichkeit sensibler Informationen
- Erstellung von Berichten und Übersichten
- Optimierung von Ablage- und Archivierungsprozessen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Dokumentenmanagement von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office und Datenbanksystemen
- Gute organisatorische Fähigkeiten
- Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
- Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Grundkenntnisse im Datenschutz
- Belastbarkeit und Flexibilität
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Wie organisieren Sie Ihre Arbeit, um Fristen einzuhalten?
- Haben Sie Erfahrung in der Digitalisierung von Dokumenten?
- Wie stellen Sie sicher, dass Dokumente korrekt abgelegt werden?
- Können Sie ein Beispiel für eine Prozessoptimierung nennen, die Sie durchgeführt haben?
- Wie gehen Sie mit wiederkehrenden Aufgaben um?
- Wie reagieren Sie auf kurzfristige Anforderungen oder Änderungen?
- Welche Softwareprogramme beherrschen Sie sicher?
- Wie würden Sie Ihre Arbeitsweise beschreiben?
