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Titel
Text copied to clipboard!Dokumentenmanagement Beauftragter
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Dokumentenmanagement Beauftragten, der die Verantwortung für die Organisation, Verwaltung und Optimierung aller Dokumentationsprozesse innerhalb unseres Unternehmens übernimmt. In dieser Rolle sind Sie maßgeblich daran beteiligt, die Dokumentenflüsse zu steuern, die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorgaben sicherzustellen und die digitale Transformation im Bereich Dokumentenmanagement voranzutreiben. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente korrekt erfasst, archiviert und bei Bedarf schnell zugänglich sind. Zudem sind Sie für die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen verantwortlich und unterstützen bei der Entwicklung von Richtlinien und Standards. Ihre Aufgabe umfasst auch die Überwachung von Datenschutzbestimmungen und die Sicherstellung der Informationssicherheit im Dokumentenmanagement. Durch Ihre Arbeit tragen Sie wesentlich zur Effizienzsteigerung und zur Minimierung von Risiken im Umgang mit Unternehmensdokumenten bei. Wenn Sie eine strukturierte Arbeitsweise besitzen, technisches Verständnis mitbringen und gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Entwicklung und Implementierung von Dokumentenmanagementprozessen
- Überwachung der Einhaltung von Dokumentationsrichtlinien
- Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen
- Koordination der digitalen Archivierung und Dokumentensicherung
- Zusammenarbeit mit IT-Abteilungen zur Systemoptimierung
- Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen
- Analyse und Optimierung bestehender Dokumentenflüsse
- Erstellung von Berichten und Dokumentationsstatistiken
- Unterstützung bei Audits und Compliance-Prüfungen
- Betreuung und Pflege des Dokumentenmanagementsystems
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Informationsmanagement, Bürokommunikation oder vergleichbar
- Erfahrung im Dokumentenmanagement oder in der Verwaltung
- Kenntnisse von Dokumentenmanagementsystemen (z.B. DMS-Software)
- Verständnis von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen
- Gute organisatorische Fähigkeiten und Genauigkeit
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
- Analytisches Denkvermögen
- Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Dokumentenmanagement?
- Wie gehen Sie mit sensiblen Informationen um?
- Welche Dokumentenmanagementsysteme kennen Sie?
- Wie organisieren Sie Ihre Arbeit, um Fristen einzuhalten?
- Wie schulen Sie Mitarbeiter im Umgang mit neuen Systemen?
- Wie stellen Sie die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien sicher?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie einen Prozess optimiert haben.
- Wie gehen Sie mit Widerstand gegen neue Prozesse um?
- Welche Rolle spielt Digitalisierung für Sie im Dokumentenmanagement?
- Wie bleiben Sie über gesetzliche Änderungen informiert?
