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Titel
Text copied to clipboard!Justizsekretär/in
Beschreibung
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Wir suchen eine/n Justizsekretär/in, der/die die organisatorischen und administrativen Abläufe innerhalb eines Gerichts zuverlässig, präzise und serviceorientiert unterstützt. In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der Bearbeitung von Akten, der Vorbereitung von Verhandlungen, der Koordination von Terminen sowie der Kommunikation mit Richterinnen und Richtern, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten, Behörden, Parteien und weiteren Verfahrensbeteiligten. Als wichtige Schnittstelle zwischen Rechtspflege und Verwaltung tragen Sie dazu bei, dass gerichtliche Verfahren effizient, fristgerecht und unter Einhaltung aller formalen Anforderungen durchgeführt werden können.
Zu Ihren täglichen Aufgaben gehört die Anlage, Pflege und Verwaltung von Gerichtsakten in physischer und digitaler Form. Sie erfassen Eingänge, prüfen Unterlagen auf Vollständigkeit, dokumentieren Verfahrensschritte und sorgen für eine ordnungsgemäße Ablage nach geltenden Vorschriften. Darüber hinaus erstellen Sie Schriftstücke, Protokolle, Ladungen, Verfügungen und weitere Dokumente nach Vorlage oder Diktat und achten dabei auf sprachliche Genauigkeit, Vertraulichkeit und die Einhaltung juristischer Formvorgaben. Auch die Terminplanung für Sitzungen, Anhörungen und Besprechungen fällt in Ihren Verantwortungsbereich.
Ein weiterer Schwerpunkt der Tätigkeit liegt in der Kommunikation und Auskunftserteilung. Sie beantworten Anfragen im Rahmen Ihrer Zuständigkeit, koordinieren den Schriftverkehr und unterstützen bei der Weiterleitung von Informationen an die zuständigen Stellen. Dabei ist ein professionelles, diskretes und respektvolles Auftreten besonders wichtig, da Sie regelmäßig mit sensiblen personenbezogenen Daten und rechtlich relevanten Informationen arbeiten. Kenntnisse im Umgang mit gerichtsspezifischen Fachanwendungen, Textverarbeitungssystemen und elektronischer Aktenführung sind daher von großem Vorteil.
Die Position erfordert ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit, Sorgfalt und Belastbarkeit. Gerade in einem Umfeld mit festen Fristen, komplexen Verfahren und hohem Dokumentationsaufwand ist es entscheidend, auch unter Zeitdruck strukturiert und fehlerfrei zu arbeiten. Gleichzeitig sollten Sie Freude an verwaltenden Tätigkeiten mitbringen und in der Lage sein, Prioritäten sinnvoll zu setzen. Teamfähigkeit ist ebenfalls wesentlich, da Sie eng mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern zusammenarbeiten.
Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem rechtlich geprägten und gesellschaftlich wichtigen Arbeitsumfeld. Sie erhalten die Möglichkeit, aktiv zur Funktionsfähigkeit der Justiz beizutragen und in einem strukturierten, professionellen Umfeld zu arbeiten. Wenn Sie Interesse an juristischen Abläufen, administrativer Präzision und einer sinnstiftenden Aufgabe im öffentlichen Bereich haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung als Justizsekretär/in.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Verwaltung und Pflege von Gerichtsakten in Papier- und Digitalform
- Erstellung von Protokollen, Ladungen, Verfügungen und Schriftstücken
- Koordination von Gerichtsterminen, Anhörungen und Besprechungen
- Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs sowie Fristenkontrolle
- Kommunikation mit Richterinnen und Richtern, Kanzleien und Behörden
- Erfassung und Aktualisierung von Verfahrensdaten in Fachsystemen
- Vorbereitung von Sitzungsunterlagen und Akten für Verhandlungen
- Sicherstellung der vertraulichen Behandlung sensibler Informationen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
- Erfahrung im Sekretariat, in der Verwaltung oder im juristischen Umfeld
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen
- Hohe Sorgfalt, Diskretion und Organisationsfähigkeit
- Belastbarkeit und strukturierte Arbeitsweise auch unter Zeitdruck
- Kenntnisse gerichtlicher Abläufe sind von Vorteil
- Freundliches und professionelles Auftreten im Kontakt mit Beteiligten
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrung haben Sie in der Verwaltung oder im juristischen Umfeld?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Dokumenten und sensiblen Daten um?
- Welche Software oder Fachanwendungen haben Sie bereits genutzt?
- Wie organisieren Sie Ihre Arbeit bei mehreren parallelen Fristen?
- Haben Sie Erfahrung in der Erstellung von Protokollen oder amtlichen Schreiben?
- Wie stellen Sie Genauigkeit bei wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben sicher?
