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Titel
Text copied to clipboard!Koordinator/in Shared Services
Beschreibung
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Wir suchen eine/n Koordinator/in Shared Services, der/die zentrale Unterstützungsprozesse innerhalb des Unternehmens effizient steuert, standardisiert und kontinuierlich verbessert. In dieser Rolle arbeiten Sie an der Schnittstelle zwischen verschiedenen Fachbereichen und sorgen dafür, dass interne Dienstleistungen wie Administration, Beschaffung, Dokumentation, Prozessunterstützung, Datenpflege und Serviceanfragen reibungslos, termingerecht und in hoher Qualität erbracht werden. Sie tragen maßgeblich dazu bei, einheitliche Abläufe zu etablieren, Transparenz zu schaffen und die Zusammenarbeit zwischen Teams, Standorten und internen Kundinnen und Kunden zu stärken.
Als Koordinator/in Shared Services übernehmen Sie eine zentrale organisatorische Funktion. Sie priorisieren eingehende Anfragen, überwachen Servicelevels, koordinieren Aufgaben zwischen beteiligten Abteilungen und stellen sicher, dass definierte Standards eingehalten werden. Dabei behalten Sie sowohl operative Details als auch übergeordnete Prozessziele im Blick. Sie analysieren wiederkehrende Probleme, identifizieren Optimierungspotenziale und unterstützen die Einführung effizienter Arbeitsweisen, um die Servicequalität nachhaltig zu erhöhen.
Die Position erfordert ein hohes Maß an Kommunikationsstärke, Organisationsgeschick und Prozessverständnis. Sie stehen regelmäßig mit internen Stakeholdern in Kontakt, klären Anforderungen, dokumentieren Abläufe und unterstützen bei der Lösung von servicebezogenen Fragestellungen. Darüber hinaus erstellen Sie Auswertungen, pflegen relevante Daten und helfen dabei, Kennzahlen zur Leistungsmessung und Steuerung der Shared-Services-Funktion aufzubauen und weiterzuentwickeln.
Erfolgreiche Kandidatinnen und Kandidaten bringen Erfahrung in administrativen, koordinativen oder serviceorientierten Funktionen mit und fühlen sich in einem dynamischen, bereichsübergreifenden Umfeld wohl. Sie arbeiten strukturiert, serviceorientiert und lösungsfokussiert. Ein sicherer Umgang mit digitalen Tools, ein gutes Verständnis für standardisierte Prozesse sowie die Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig zu koordinieren, sind in dieser Rolle besonders wichtig.
In unserem Unternehmen erwartet Sie ein professionelles Umfeld mit klaren Prozessen, Entwicklungsmöglichkeiten und der Chance, aktiv zur Effizienz und Qualität interner Dienstleistungen beizutragen. Wenn Sie Freude daran haben, Abläufe zu koordinieren, interne Services zu verbessern und als verlässliche Ansprechperson für unterschiedliche Teams zu agieren, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Diese Position bietet Ihnen die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen, Prozesse sichtbar mitzugestalten und einen wichtigen Beitrag zur Leistungsfähigkeit der gesamten Organisation zu leisten.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Koordination zentraler Serviceanfragen aus verschiedenen Fachbereichen
- Überwachung von Bearbeitungszeiten und Einhaltung definierter Servicelevels
- Abstimmung von Aufgaben zwischen internen Teams und externen Dienstleistern
- Pflege und Aktualisierung von Prozessdokumentationen und Arbeitsanweisungen
- Erstellung von Berichten, Kennzahlen und Statusübersichten für das Management
- Identifikation von Optimierungspotenzialen in administrativen und operativen Abläufen
- Unterstützung bei der Standardisierung und Harmonisierung von Serviceprozessen
- Bearbeitung und Nachverfolgung von Eskalationen und Sonderfällen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in einer koordinativen, administrativen oder serviceorientierten Rolle
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern
- Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen digitalen Verwaltungstools
- Verständnis für Prozessmanagement und standardisierte Arbeitsabläufe
- Hohe Serviceorientierung sowie lösungsorientiertes Denken
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel und termingerecht zu steuern
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrung haben Sie in der Koordination bereichsübergreifender Serviceprozesse?
- Wie gehen Sie mit konkurrierenden Prioritäten und engen Fristen um?
- Welche Tools haben Sie bisher zur Aufgaben- oder Prozesssteuerung genutzt?
- Wie stellen Sie eine hohe Servicequalität in administrativen Abläufen sicher?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie einen Prozess erfolgreich verbessert haben.
- Wie gehen Sie mit internen Eskalationen oder unklaren Anforderungen um?
