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Titel
Text copied to clipboard!Pfarrsekretär/in
Beschreibung
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Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Pfarrsekretärin oder einen Pfarrsekretär zur Unterstützung unserer Kirchengemeinde im administrativen und organisatorischen Bereich. Als Pfarrsekretär/in sind Sie die zentrale Anlaufstelle für Gemeindemitglieder, Mitarbeitende und externe Partner. Sie übernehmen vielfältige Aufgaben, die von der Büroorganisation über die Terminplanung bis hin zur Kommunikation mit verschiedenen Personengruppen reichen. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Bearbeitung der eingehenden Post und E-Mails, die Pflege von Mitgliederlisten, die Organisation von Veranstaltungen sowie die Unterstützung des Pfarrers oder der Pfarrerin bei administrativen Tätigkeiten. Sie sind verantwortlich für die Erstellung von Gemeindebriefen, Protokollen und anderen Dokumenten, die Verwaltung von Spenden und Kirchenbüchern sowie die Koordination von Terminen und Räumlichkeiten. Ein freundliches und diskretes Auftreten ist ebenso wichtig wie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Organisationstalent. Sie arbeiten eng mit dem Pfarrteam, dem Kirchenvorstand und ehrenamtlichen Mitarbeitenden zusammen und tragen dazu bei, dass der Gemeindebetrieb reibungslos funktioniert. Der Umgang mit sensiblen Daten und vertraulichen Informationen erfordert ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Verschwiegenheit. Idealerweise verfügen Sie über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen, gute EDV-Kenntnisse (insbesondere MS Office), Erfahrung im Umgang mit Verwaltungsaufgaben und eine Affinität zum kirchlichen Umfeld. Teamfähigkeit, Flexibilität und Kommunikationsstärke runden Ihr Profil ab. Wenn Sie Freude an der Arbeit mit Menschen haben, gerne organisieren und einen sinnstiftenden Beitrag zum Gemeindeleben leisten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Organisation des Gemeindebüros und Verwaltung der Ablage
- Bearbeitung von Posteingang und -ausgang sowie E-Mails
- Terminplanung und Kalenderführung für das Pfarrteam
- Erstellung und Versand von Gemeindebriefen und Rundschreiben
- Pflege von Mitglieder- und Spendenlisten
- Vorbereitung und Protokollierung von Sitzungen
- Koordination von Veranstaltungen und Raumbelegungen
- Ansprechpartner/in für Gemeindemitglieder und externe Kontakte
- Verwaltung von Kirchenbüchern und vertraulichen Dokumenten
- Unterstützung des Pfarrers/der Pfarrerin bei administrativen Aufgaben
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Sichere Kenntnisse in MS Office und gängiger Bürosoftware
- Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise
- Freundliches und diskretes Auftreten
- Erfahrung in der Büroorganisation, idealerweise im kirchlichen Umfeld
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Daten
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Bereitschaft zur gelegentlichen Arbeit außerhalb der regulären Bürozeiten
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Büroorganisation?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Kenntnisse haben Sie im Umgang mit MS Office?
- Warum möchten Sie in einer Kirchengemeinde arbeiten?
- Wie organisieren Sie Ihre Aufgaben bei hohem Arbeitsaufkommen?
- Haben Sie Erfahrung in der Protokollführung?
- Wie gehen Sie auf unterschiedliche Menschen zu?
- Sind Sie bereit, gelegentlich außerhalb der Bürozeiten zu arbeiten?
- Wie würden Sie Ihre Teamfähigkeit beschreiben?
- Welche Erwartungen haben Sie an die Zusammenarbeit mit dem Pfarrteam?
