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Titel
Text copied to clipboard!Stellvertretender Registrar
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Stellvertretenden Hochschulverwaltungsleiter, der unser Verwaltungsteam bei der effizienten Organisation und Pflege akademischer Aufzeichnungen unterstützt. In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit dem Registrar zusammen, um die Einhaltung institutioneller Richtlinien sowie gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen. Sie tragen zur Optimierung von Verwaltungsprozessen bei und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf in Bereichen wie Einschreibung, Prüfungsverwaltung, Zeugnisvergabe und Studienberatung.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Überwachung und Pflege von Studierendendaten, die Koordination von Prüfungs- und Abschlussverfahren sowie die Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Richtlinien und Verfahren im Bereich der akademischen Verwaltung. Sie fungieren als Ansprechperson für Studierende, Lehrende und Mitarbeitende in Bezug auf akademische Prozesse und tragen zur kontinuierlichen Verbesserung der Servicequalität bei.
Darüber hinaus übernehmen Sie die Verantwortung für die Schulung und Anleitung von Verwaltungsmitarbeitenden, analysieren Daten zur Verbesserung der Entscheidungsfindung und unterstützen bei der Umsetzung digitaler Lösungen zur Effizienzsteigerung. Sie arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, um eine konsistente und transparente Kommunikation sicherzustellen.
Diese Position erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent, Genauigkeit und Kommunikationsfähigkeit. Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung im Hochschulbereich oder in einer vergleichbaren Verwaltungsfunktion. Sie sollten in der Lage sein, komplexe Informationen verständlich aufzubereiten und in einem dynamischen Umfeld Prioritäten zu setzen.
Wenn Sie eine Leidenschaft für Bildung und Verwaltung haben und gerne in einem akademischen Umfeld arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Unterstützung des Registrars bei der Verwaltung akademischer Prozesse
- Pflege und Aktualisierung von Studierendendatenbanken
- Koordination von Einschreibungs- und Prüfungsverfahren
- Überwachung der Einhaltung institutioneller und gesetzlicher Vorgaben
- Ansprechpartner für Studierende und Lehrende bei administrativen Fragen
- Mitarbeit bei der Entwicklung und Umsetzung von Verwaltungsrichtlinien
- Schulung und Anleitung von Verwaltungsmitarbeitenden
- Analyse von Verwaltungsdaten zur Prozessoptimierung
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Verbesserung der Servicequalität
- Unterstützung bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossenes Hochschulstudium, vorzugsweise im Bereich Verwaltung, Bildung oder vergleichbar
- Mehrjährige Erfahrung in der Hochschulverwaltung oder einer ähnlichen Position
- Sehr gute Kenntnisse in der Datenverwaltung und im Umgang mit Verwaltungssystemen
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Genauigkeit
- Hervorragende Kommunikations- und Teamfähigkeiten
- Kenntnisse relevanter gesetzlicher Regelungen im Hochschulbereich
- Erfahrung in der Prozessoptimierung und Projektarbeit
- Sicherer Umgang mit MS Office und Verwaltungssoftware
- Fähigkeit, komplexe Informationen verständlich zu vermitteln
- Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Hochschulverwaltung gesammelt?
- Wie gehen Sie mit komplexen administrativen Prozessen um?
- Welche Softwarelösungen haben Sie bisher in der Verwaltung eingesetzt?
- Wie stellen Sie sicher, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden?
- Wie organisieren Sie Ihre Aufgaben in stressigen Zeiten?
- Wie würden Sie die Kommunikation zwischen Verwaltung und Studierenden verbessern?
- Welche Erfahrungen haben Sie mit der Schulung von Mitarbeitenden?
- Wie gehen Sie mit sensiblen Daten um?
- Welche Rolle spielt Digitalisierung für Sie in der Verwaltung?
- Wie würden Sie zur Weiterentwicklung unserer Verwaltungsprozesse beitragen?
