Text copied to clipboard!
Τίτλος
Text copied to clipboard!Επικεφαλής Γραμματείας
Περιγραφή
Text copied to clipboard!
Αναζητούμε έναν/μία Επικεφαλής Γραμματείας για να ηγηθεί της ομάδας γραμματειακής υποστήριξης και να διασφαλίσει την εύρυθμη λειτουργία των διοικητικών διαδικασιών. Ο/Η κατάλληλος/η υποψήφιος/α θα είναι υπεύθυνος/η για τον συντονισμό των καθημερινών εργασιών της γραμματείας, την επίβλεψη του προσωπικού, την τήρηση των διαδικασιών και την υποστήριξη της διοίκησης με ακρίβεια και επαγγελματισμό.
Ο ρόλος απαιτεί εξαιρετικές οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες, καθώς και ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών προτεραιοτήτων σε ένα δυναμικό περιβάλλον. Ο/Η Επικεφαλής Γραμματείας θα λειτουργεί ως σύνδεσμος μεταξύ των διαφόρων τμημάτων της επιχείρησης, εξασφαλίζοντας την ομαλή ροή πληροφοριών και την αποτελεσματική υποστήριξη των διοικητικών λειτουργιών.
Οι βασικές αρμοδιότητες περιλαμβάνουν την εποπτεία της ομάδας γραμματείας, την κατανομή καθηκόντων, την παρακολούθηση της απόδοσης, την εκπαίδευση νέων μελών και την εφαρμογή βελτιώσεων στις διαδικασίες. Επιπλέον, ο/η υποψήφιος/α θα είναι υπεύθυνος/η για τη διαχείριση της αλληλογραφίας, την οργάνωση συναντήσεων, την τήρηση αρχείων και την υποστήριξη της ανώτερης διοίκησης σε θέματα γραμματειακής φύσεως.
Απαραίτητη είναι η εμπειρία σε παρόμοια θέση, η άριστη γνώση της ελληνικής και αγγλικής γλώσσας, καθώς και η ευχέρεια στη χρήση εργαλείων γραφείου και λογισμικών διαχείρισης. Η ικανότητα ηγεσίας, η διακριτικότητα και η προσοχή στη λεπτομέρεια είναι κρίσιμα χαρακτηριστικά για την επιτυχία στον ρόλο αυτό.
Αν διαθέτετε πάθος για την οργάνωση, εμπειρία στη διοίκηση ομάδας και επιθυμείτε να συμβάλετε στην αποτελεσματική λειτουργία ενός οργανισμού, σας προσκαλούμε να υποβάλετε την αίτησή σας.
Καθήκοντα
Text copied to clipboard!- Εποπτεία και καθοδήγηση της ομάδας γραμματείας
- Οργάνωση και συντονισμός διοικητικών διαδικασιών
- Διαχείριση αλληλογραφίας και τηλεφωνικής επικοινωνίας
- Οργάνωση και υποστήριξη συναντήσεων και εκδηλώσεων
- Τήρηση και ενημέρωση αρχείων και βάσεων δεδομένων
- Εκπαίδευση και αξιολόγηση νέων μελών της ομάδας
- Διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις εσωτερικές πολιτικές
- Συνεργασία με άλλα τμήματα για την υποστήριξη των αναγκών τους
- Ανάπτυξη και εφαρμογή βελτιώσεων στις διαδικασίες
- Παροχή γραμματειακής υποστήριξης στη διοίκηση
Απαιτήσεις
Text copied to clipboard!- Πτυχίο Διοίκησης Επιχειρήσεων ή συναφούς τομέα
- Τουλάχιστον 3 χρόνια εμπειρίας σε αντίστοιχη θέση
- Άριστη γνώση ελληνικής και αγγλικής γλώσσας
- Εξαιρετικές οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες
- Ικανότητα διαχείρισης ομάδας και επίλυσης προβλημάτων
- Εμπειρία στη χρήση MS Office και λογισμικών γραμματειακής υποστήριξης
- Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών εργασιών ταυτόχρονα
- Διακριτικότητα και επαγγελματισμός
- Προσοχή στη λεπτομέρεια και ακρίβεια
- Ευελιξία και προσαρμοστικότητα σε μεταβαλλόμενο περιβάλλον
Πιθανές ερωτήσεις συνέντευξης
Text copied to clipboard!- Ποια είναι η εμπειρία σας σε ηγετική θέση γραμματείας;
- Πώς διαχειρίζεστε την πίεση και τις προθεσμίες;
- Ποια εργαλεία χρησιμοποιείτε για την οργάνωση της εργασίας σας;
- Έχετε εμπειρία στην εκπαίδευση και αξιολόγηση προσωπικού;
- Πώς διασφαλίζετε την ακρίβεια και την εμπιστευτικότητα στις εργασίες σας;
- Ποια είναι η προσέγγισή σας στην επίλυση προβλημάτων;
- Πώς συνεργάζεστε με άλλα τμήματα για την επίτευξη στόχων;
- Ποια είναι η μεγαλύτερη πρόκληση που αντιμετωπίσατε σε παρόμοια θέση;
- Πώς διαχειρίζεστε τις συγκρούσεις εντός της ομάδας σας;
- Ποια είναι η διαθεσιμότητά σας για εργασία με ευέλικτο ωράριο;