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Título
Text copied to clipboard!Administrador de documentación
Descripción
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Estamos buscando un Administrador de documentación meticuloso, organizado y orientado al detalle para unirse a nuestro equipo y garantizar la correcta gestión, clasificación, conservación y disponibilidad de la información documental de la organización. Esta posición es fundamental para mantener la integridad de los archivos físicos y digitales, apoyar el cumplimiento normativo y facilitar el acceso eficiente a documentos clave para distintas áreas del negocio. La persona seleccionada será responsable de supervisar procesos documentales, establecer controles de versiones, mantener sistemas de archivo actualizados y colaborar con equipos internos para asegurar que la documentación esté completa, precisa y disponible cuando se necesite.
El Administrador de documentación desempeña un papel esencial en la mejora de la eficiencia operativa, ya que ayuda a reducir errores, evitar duplicidades y fortalecer la trazabilidad de la información. Entre sus funciones se incluye la recepción, revisión, registro, clasificación y archivo de documentos administrativos, técnicos, legales o comerciales, según las necesidades de la empresa. También deberá coordinar la digitalización de expedientes, verificar formatos y nomenclaturas, y asegurar que los documentos cumplan con políticas internas y requisitos regulatorios aplicables.
Además, esta persona trabajará estrechamente con departamentos como operaciones, calidad, recursos humanos, finanzas, compras o cumplimiento para identificar necesidades documentales, resolver incidencias relacionadas con registros y proponer mejoras en los flujos de trabajo. Se espera que tenga capacidad para manejar información sensible con confidencialidad, aplicar criterios de retención documental y apoyar auditorías internas o externas mediante la preparación y localización oportuna de archivos y evidencias.
Buscamos a alguien con habilidades sólidas de organización, comunicación y administración del tiempo, capaz de trabajar con múltiples prioridades en entornos dinámicos. La familiaridad con sistemas de gestión documental, herramientas ofimáticas y plataformas de almacenamiento digital será muy valorada. También es importante contar con criterio para detectar inconsistencias, atención al detalle para mantener altos estándares de calidad documental y disposición para documentar procedimientos y capacitar a usuarios internos en buenas prácticas de archivo.
Esta oportunidad es ideal para una persona que disfrute del orden, la precisión y la mejora continua. El puesto ofrece la posibilidad de contribuir directamente a la eficiencia administrativa y al control de la información estratégica de la empresa. Si te motiva trabajar con procesos, registros y sistemas documentales, y deseas formar parte de una organización que valora la exactitud, la colaboración y el cumplimiento, este rol puede ser una excelente opción para tu desarrollo profesional.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Organizar, clasificar y archivar documentos físicos y digitales según políticas internas.
- Mantener actualizados los registros documentales y los controles de versiones.
- Revisar documentos para verificar integridad, formato, nomenclatura y cumplimiento.
- Coordinar procesos de digitalización, indexación y almacenamiento seguro de archivos.
- Facilitar el acceso a documentación solicitada por equipos internos autorizados.
- Apoyar auditorías internas y externas mediante la preparación de evidencias documentales.
- Aplicar políticas de retención, conservación y disposición final de documentos.
- Identificar oportunidades de mejora en procesos de gestión documental y archivo.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Experiencia previa en administración documental, archivo o funciones administrativas similares.
- Conocimiento de sistemas de gestión documental y herramientas ofimáticas.
- Alta atención al detalle y capacidad para detectar inconsistencias en registros.
- Habilidad para organizar grandes volúmenes de información con precisión.
- Capacidad para manejar información confidencial con discreción y profesionalismo.
- Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal en español.
- Capacidad para trabajar con plazos, prioridades múltiples y seguimiento constante.
- Conocimiento básico de políticas de cumplimiento, trazabilidad y control documental.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuánta experiencia tienes en gestión y archivo de documentación?
- ¿Has trabajado con sistemas de gestión documental digitales?
- ¿Qué herramientas ofimáticas utilizas con mayor frecuencia en tu trabajo?
- ¿Cómo aseguras la precisión y actualización de los registros documentales?
- ¿Tienes experiencia apoyando auditorías internas o externas?
- ¿Cómo manejas documentos confidenciales o sensibles?
- ¿Has participado en procesos de digitalización o control de versiones?
- ¿Cuál ha sido tu mayor reto al organizar grandes volúmenes de documentos?
