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Título
Text copied to clipboard!Analista de Control de Documentos
Descripción
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Estamos buscando un Analista de Control de Documentos altamente organizado y orientado al detalle para unirse a nuestro equipo. El candidato ideal será responsable de gestionar, organizar y mantener la documentación de la empresa, asegurando el cumplimiento de los estándares internos y externos. Entre sus funciones principales se encuentra la administración de archivos físicos y digitales, la actualización de registros, la implementación de políticas de control documental y la colaboración con diferentes departamentos para garantizar la integridad y confidencialidad de la información.
El Analista de Control de Documentos será el punto de referencia para la gestión eficiente de documentos, facilitando el acceso a la información y apoyando los procesos de auditoría y cumplimiento normativo. Deberá establecer procedimientos claros para la creación, revisión, distribución y almacenamiento de documentos, así como capacitar al personal en el uso adecuado de los sistemas de gestión documental.
Además, este profesional será responsable de identificar oportunidades de mejora en los procesos documentales, proponiendo soluciones tecnológicas y metodológicas que optimicen la gestión de la información. Se espera que el Analista de Control de Documentos trabaje de manera proactiva, manteniendo una comunicación efectiva con los equipos internos y externos, y adaptándose a los cambios regulatorios o tecnológicos que impacten en la gestión documental.
El puesto requiere habilidades avanzadas en el manejo de sistemas de gestión documental, conocimiento de normativas de calidad y seguridad de la información, así como capacidad para trabajar bajo presión y cumplir con plazos establecidos. Si eres una persona meticulosa, con habilidades analíticas y pasión por la organización, te invitamos a postularte para formar parte de nuestro equipo.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Gestionar y organizar la documentación física y digital.
- Actualizar y mantener registros documentales.
- Implementar y supervisar políticas de control documental.
- Colaborar con diferentes departamentos para asegurar la integridad de la información.
- Capacitar al personal en procedimientos de gestión documental.
- Preparar documentación para auditorías internas y externas.
- Garantizar el cumplimiento de normativas y estándares de calidad.
- Identificar y proponer mejoras en los procesos documentales.
- Controlar el acceso y la confidencialidad de la información.
- Elaborar reportes periódicos sobre el estado de la documentación.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Título universitario en administración, archivística o carrera afín.
- Experiencia mínima de 2 años en gestión documental.
- Conocimiento de sistemas de gestión documental (DMS).
- Manejo avanzado de herramientas ofimáticas.
- Capacidad de organización y atención al detalle.
- Conocimiento de normativas de calidad y seguridad de la información.
- Habilidades de comunicación efectiva.
- Capacidad para trabajar bajo presión.
- Proactividad y orientación a resultados.
- Disponibilidad para capacitación continua.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuál es su experiencia previa en gestión documental?
- ¿Ha trabajado con sistemas de gestión documental? ¿Cuáles?
- ¿Cómo asegura la confidencialidad de la información?
- ¿Qué normativas de calidad conoce y ha aplicado?
- ¿Cómo maneja la presión y los plazos ajustados?
- ¿Ha participado en auditorías documentales?
- ¿Qué mejoras ha implementado en procesos documentales anteriores?
- ¿Está dispuesto a capacitar a otros empleados?
- ¿Cómo organiza grandes volúmenes de información?
- ¿Qué herramientas tecnológicas utiliza para la gestión documental?
