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Título
Text copied to clipboard!Asistente de Control de Documentos
Descripción
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Estamos buscando un Asistente de Control de Documentos altamente organizado y detallista para unirse a nuestro equipo. El candidato ideal será responsable de gestionar, organizar y mantener el control de todos los documentos internos y externos de la empresa, asegurando su correcta clasificación, almacenamiento y acceso oportuno. Entre sus funciones principales se encuentran la recepción, revisión, registro y distribución de documentos, así como la actualización constante de bases de datos y archivos físicos y digitales. El Asistente de Control de Documentos debe garantizar el cumplimiento de los procedimientos internos y normativas legales relacionadas con la gestión documental, colaborando estrechamente con diferentes departamentos para asegurar la integridad y confidencialidad de la información. Además, será responsable de preparar informes periódicos sobre el estado de la documentación, identificar oportunidades de mejora en los procesos y apoyar en auditorías internas y externas. Se espera que el candidato tenga habilidades avanzadas en el manejo de herramientas informáticas, especialmente en sistemas de gestión documental, y una actitud proactiva para resolver problemas y optimizar procesos. La capacidad de trabajar bajo presión, priorizar tareas y mantener la confidencialidad son esenciales para este puesto. Ofrecemos un ambiente de trabajo dinámico, oportunidades de desarrollo profesional y la posibilidad de contribuir al crecimiento y eficiencia de la organización.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Recibir, revisar y registrar documentos entrantes y salientes.
- Organizar y archivar documentos físicos y digitales.
- Mantener actualizadas las bases de datos de documentación.
- Garantizar la confidencialidad y seguridad de la información.
- Preparar informes periódicos sobre el estado de la documentación.
- Colaborar con otros departamentos para el flujo eficiente de documentos.
- Apoyar en auditorías internas y externas.
- Identificar y proponer mejoras en los procesos de gestión documental.
- Cumplir con las normativas legales y políticas internas.
- Atender solicitudes de acceso a documentos de manera oportuna.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Título de bachillerato o técnico en administración o afines.
- Experiencia previa en gestión documental o archivo.
- Manejo avanzado de herramientas informáticas y sistemas de gestión documental.
- Capacidad de organización y atención al detalle.
- Habilidad para trabajar bajo presión y priorizar tareas.
- Excelente comunicación verbal y escrita.
- Discreción y compromiso con la confidencialidad.
- Proactividad y capacidad para resolver problemas.
- Disponibilidad para trabajar en equipo.
- Conocimiento de normativas legales sobre documentación (deseable).
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Qué experiencia tiene en gestión documental?
- ¿Cómo asegura la confidencialidad de la información?
- ¿Qué herramientas informáticas domina para el control de documentos?
- Describa un reto que haya enfrentado en la organización de archivos.
- ¿Cómo prioriza tareas cuando tiene múltiples solicitudes?
- ¿Está familiarizado con normativas legales sobre documentación?
- ¿Ha participado en auditorías internas o externas?
- ¿Qué haría para mejorar un proceso documental ineficiente?
- ¿Cómo maneja la presión en el trabajo?
- ¿Prefiere trabajar solo o en equipo?
