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Título
Text copied to clipboard!Coordinador de Documentación
Descripción
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Estamos buscando un Coordinador de Documentación dedicado y meticuloso para unirse a nuestro equipo. El candidato ideal será responsable de gestionar, organizar y mantener toda la documentación necesaria para el correcto funcionamiento de la empresa. Esta posición requiere una persona con habilidades excepcionales de organización, atención al detalle y capacidad para trabajar en equipo. El Coordinador de Documentación será el enlace principal entre diferentes departamentos para asegurar que toda la documentación esté actualizada, accesible y cumpla con las normativas internas y externas. Además, deberá implementar sistemas eficientes para el archivo y recuperación de documentos, así como garantizar la confidencialidad y seguridad de la información. Este rol es fundamental para mantener la integridad y la eficiencia en la gestión documental, contribuyendo al éxito general de la organización. Se valorará experiencia previa en gestión documental, conocimiento de normativas legales relacionadas y habilidades en herramientas digitales de administración de documentos.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Gestionar y organizar la documentación interna y externa de la empresa.
- Mantener actualizados los archivos y bases de datos documentales.
- Coordinar con diferentes departamentos para recopilar y validar documentos.
- Implementar y mejorar sistemas de archivo y recuperación de documentos.
- Garantizar la confidencialidad y seguridad de la información documental.
- Supervisar el cumplimiento de normativas y políticas relacionadas con la documentación.
- Preparar informes y reportes sobre el estado de la documentación.
- Capacitar al personal en procedimientos de gestión documental.
- Realizar auditorías internas de los archivos y procesos documentales.
- Atender solicitudes de documentos y facilitar su acceso autorizado.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Experiencia previa en gestión documental o roles similares.
- Conocimiento de sistemas de gestión documental y herramientas digitales.
- Habilidades organizativas y atención al detalle excepcionales.
- Capacidad para trabajar en equipo y comunicarse efectivamente.
- Conocimiento de normativas legales relacionadas con la documentación.
- Habilidad para manejar información confidencial con discreción.
- Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades.
- Formación en administración, bibliotecología o áreas afines.
- Dominio de software de oficina y bases de datos.
- Orientación a la mejora continua y resolución de problemas.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuál es su experiencia en gestión documental?
- ¿Qué sistemas o herramientas digitales ha utilizado para administrar documentos?
- ¿Cómo garantiza la confidencialidad de la información?
- ¿Ha implementado algún sistema de archivo o mejora en procesos documentales?
- ¿Cómo maneja la coordinación entre diferentes departamentos para la gestión documental?
- ¿Está familiarizado con normativas legales relacionadas con la documentación?
- ¿Cómo prioriza y organiza múltiples tareas simultáneamente?
- ¿Puede describir una situación en la que mejoró la eficiencia en la gestión documental?
