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Título
Text copied to clipboard!Encargado Documental
Descripción
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Estamos buscando un Encargado Documental comprometido y detallista para gestionar y organizar la documentación de nuestra empresa. El candidato ideal será responsable de mantener un sistema eficiente de archivo, asegurando que todos los documentos estén correctamente clasificados, almacenados y accesibles para los departamentos correspondientes. Además, deberá garantizar la confidencialidad y seguridad de la información, cumplir con las normativas vigentes y facilitar la recuperación rápida de documentos cuando sea necesario. Este rol es fundamental para apoyar las operaciones diarias y la toma de decisiones estratégicas mediante una gestión documental eficaz y ordenada. El Encargado Documental trabajará en estrecha colaboración con diferentes áreas, incluyendo administración, legal y recursos humanos, para asegurar que los procesos documentales se realicen conforme a los estándares de calidad y cumplimiento establecidos.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Gestionar y organizar archivos físicos y digitales.
- Clasificar y archivar documentos según normativas internas.
- Mantener actualizado el sistema de gestión documental.
- Garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
- Facilitar el acceso y recuperación de documentos a los departamentos.
- Coordinar la eliminación segura de documentos obsoletos.
- Apoyar en auditorías internas y externas relacionadas con documentación.
- Capacitar al personal en procedimientos de gestión documental.
- Supervisar el cumplimiento de políticas documentales.
- Implementar mejoras en los procesos de archivo y gestión.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Experiencia previa en gestión documental o archivística.
- Conocimiento de sistemas de gestión documental digitales.
- Habilidades organizativas y atención al detalle.
- Capacidad para manejar información confidencial.
- Conocimiento de normativas legales relacionadas con documentos.
- Manejo de herramientas informáticas y software de archivo.
- Capacidad para trabajar en equipo y comunicarse efectivamente.
- Orientación a procesos y mejora continua.
- Disponibilidad para capacitar y formar a otros empleados.
- Habilidad para trabajar bajo presión y cumplir plazos.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuál es su experiencia en gestión documental?
- ¿Qué sistemas de gestión documental ha utilizado?
- ¿Cómo garantiza la confidencialidad de la información?
- ¿Ha implementado mejoras en procesos de archivo?
- ¿Cómo maneja la eliminación segura de documentos?
- ¿Está familiarizado con normativas legales sobre documentos?
- ¿Cómo capacita a otros en gestión documental?
- ¿Cómo organiza grandes volúmenes de documentos?
- ¿Qué herramientas informáticas domina para esta labor?
- ¿Cómo maneja situaciones de alta presión y plazos ajustados?
