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Título
Text copied to clipboard!Especialista en flujo de trabajo de documentos
Descripción
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Estamos buscando un Especialista en flujo de trabajo de documentos altamente organizado y orientado a los detalles para unirse a nuestro equipo. Esta posición es clave para garantizar que los procesos relacionados con la creación, gestión, almacenamiento y distribución de documentos se realicen de manera eficiente, segura y conforme a las políticas de la organización. El candidato ideal tendrá experiencia en la implementación de soluciones de gestión documental, conocimiento de herramientas tecnológicas y habilidades para colaborar con múltiples departamentos.
El Especialista en flujo de trabajo de documentos será responsable de analizar los procesos actuales, identificar cuellos de botella y proponer mejoras que optimicen el uso de recursos y reduzcan errores. También deberá capacitar a los usuarios en el uso de sistemas de gestión documental, asegurar el cumplimiento de normativas legales y de seguridad, y colaborar con equipos de TI para integrar soluciones tecnológicas.
Además, este rol requiere habilidades de comunicación efectiva, pensamiento analítico y capacidad para trabajar bajo presión. El candidato ideal debe tener experiencia previa en entornos corporativos, conocimiento de normativas de protección de datos y familiaridad con plataformas como SharePoint, DocuWare, o similares.
Responsabilidades clave incluyen la creación de diagramas de flujo de procesos, documentación de procedimientos, auditorías internas de cumplimiento documental, y soporte técnico básico a usuarios. También se espera que el Especialista mantenga actualizados los sistemas de archivo digital y físico, y que participe en proyectos de transformación digital.
Este puesto ofrece una excelente oportunidad para profesionales que deseen contribuir a la eficiencia operativa de una organización mediante la mejora continua de sus procesos documentales. Si eres una persona proactiva, con habilidades técnicas y pasión por la organización, te invitamos a postularte.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Analizar y optimizar flujos de trabajo documentales existentes.
- Implementar y mantener sistemas de gestión documental.
- Capacitar a los empleados en el uso de herramientas documentales.
- Asegurar el cumplimiento de normativas legales y de seguridad.
- Colaborar con el departamento de TI para integrar soluciones tecnológicas.
- Realizar auditorías internas de procesos documentales.
- Documentar procedimientos y políticas de gestión documental.
- Brindar soporte técnico básico a usuarios.
- Supervisar el archivo físico y digital de documentos.
- Participar en proyectos de transformación digital.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Título universitario en administración, informática o campo relacionado.
- Experiencia mínima de 2 años en gestión documental.
- Conocimiento de herramientas como SharePoint, DocuWare o similares.
- Habilidad para analizar procesos y proponer mejoras.
- Conocimiento de normativas de protección de datos.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Capacidad para trabajar en equipo y de forma autónoma.
- Atención al detalle y habilidades organizativas.
- Dominio de herramientas ofimáticas.
- Disponibilidad para capacitar a otros empleados.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Qué experiencia tiene con sistemas de gestión documental?
- ¿Ha implementado mejoras en flujos de trabajo documentales anteriormente?
- ¿Qué herramientas tecnológicas ha utilizado para la gestión de documentos?
- ¿Cómo asegura el cumplimiento de normativas de protección de datos?
- ¿Está familiarizado con plataformas como SharePoint o DocuWare?
- ¿Cómo maneja la capacitación de usuarios en nuevas herramientas?
- ¿Ha participado en proyectos de transformación digital?
- ¿Qué estrategias utiliza para mantener la organización documental?
- ¿Cómo prioriza tareas en un entorno con múltiples solicitudes?
- ¿Está dispuesto a colaborar con diferentes departamentos?
