Text copied to clipboard!
Título
Text copied to clipboard!Jefe de Documentación
Descripción
Text copied to clipboard!
Estamos buscando un Jefe de Documentación con sólida experiencia en gestión documental, control de versiones, cumplimiento normativo y coordinación de equipos administrativos o técnicos. Esta posición es clave para garantizar que toda la documentación de la organización se cree, clasifique, almacene, actualice y distribuya de manera precisa, segura y oportuna. La persona seleccionada será responsable de diseñar y supervisar políticas, procedimientos y estándares documentales que apoyen la eficiencia operativa, la trazabilidad de la información y el cumplimiento de requisitos internos y externos.
El Jefe de Documentación trabajará de forma transversal con distintas áreas, como operaciones, calidad, legal, compras, proyectos, ingeniería, recursos humanos y dirección, asegurando que los documentos críticos estén disponibles para los usuarios autorizados y que se mantenga la integridad de los registros. También liderará iniciativas de mejora continua relacionadas con digitalización, automatización de flujos documentales, archivo físico y electrónico, y optimización de sistemas de gestión documental.
Entre sus funciones principales estará la supervisión del ciclo de vida completo de los documentos, desde su creación y revisión hasta su aprobación, publicación, archivo y disposición final. Deberá establecer controles para evitar duplicidades, errores, pérdidas de información o uso de versiones obsoletas. Asimismo, tendrá un papel importante en auditorías internas y externas, preparando evidencias documentales, verificando el cumplimiento de políticas y proponiendo acciones correctivas cuando sea necesario.
Buscamos a una persona organizada, analítica y orientada al detalle, con capacidad para liderar equipos, priorizar tareas y comunicarse eficazmente con múltiples niveles de la organización. El candidato ideal tendrá experiencia en sistemas de gestión documental, conocimiento de normativas de calidad o cumplimiento, y habilidad para desarrollar estructuras documentales claras y sostenibles. También valoramos una mentalidad proactiva, enfoque en servicio interno y capacidad para impulsar cambios que mejoren la accesibilidad, seguridad y confiabilidad de la información.
Esta oportunidad es ideal para profesionales que disfrutan creando orden, control y consistencia en entornos complejos, y que entienden la documentación como un activo estratégico para la toma de decisiones, la continuidad operativa y la gestión del conocimiento. Si tienes experiencia liderando procesos documentales y deseas contribuir al fortalecimiento de la gobernanza de la información dentro de una organización, nos gustaría conocerte.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Definir y mantener políticas, procedimientos y estándares de gestión documental.
- Supervisar la creación, revisión, aprobación, distribución y archivo de documentos.
- Controlar versiones y asegurar el uso de documentación vigente en toda la organización.
- Coordinar al equipo de documentación y asignar prioridades operativas.
- Garantizar el cumplimiento de requisitos normativos, legales y de calidad relacionados con registros.
- Administrar sistemas de gestión documental físicos y digitales.
- Preparar documentación y evidencias para auditorías internas y externas.
- Impulsar mejoras en digitalización, automatización y trazabilidad documental.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Título universitario en administración, biblioteconomía, gestión documental o área afín.
- Experiencia previa liderando procesos o equipos de documentación.
- Conocimiento de control documental, archivo, clasificación y retención de registros.
- Manejo de sistemas de gestión documental y herramientas ofimáticas avanzadas.
- Capacidad para interpretar políticas, normativas y procedimientos internos.
- Habilidades de organización, análisis y atención al detalle.
- Experiencia en auditorías, cumplimiento o sistemas de calidad.
- Excelentes habilidades de comunicación y coordinación interdepartamental.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuánta experiencia tiene liderando equipos o procesos de gestión documental?
- ¿Qué sistemas de gestión documental ha utilizado anteriormente?
- ¿Ha participado en auditorías internas o externas relacionadas con documentación?
- ¿Cómo asegura el control de versiones y la trazabilidad de los documentos?
- ¿Tiene experiencia en digitalización o automatización de flujos documentales?
- ¿Cómo prioriza solicitudes documentales de múltiples áreas al mismo tiempo?
