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Titre
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Description
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Nous recherchons un Administrateur des dossiers compétent et organisé pour rejoindre notre équipe. Le candidat idéal sera responsable de la gestion, de l'organisation et de la maintenance des dossiers physiques et numériques de l'entreprise, assurant leur accessibilité, leur confidentialité et leur conformité aux normes en vigueur. Ce rôle est essentiel pour garantir que les informations importantes sont correctement archivées et facilement récupérables, contribuant ainsi à l'efficacité opérationnelle globale. L'Administrateur des dossiers travaillera en étroite collaboration avec différents départements pour comprendre leurs besoins en matière de gestion documentaire et mettre en place des systèmes adaptés. Il devra également veiller à la mise à jour régulière des bases de données et à la formation des employés sur les bonnes pratiques de gestion des documents. Une attention particulière sera portée à la sécurité des informations sensibles et au respect des réglementations légales relatives à la conservation des documents. Le poste requiert une grande rigueur, un sens aigu de l'organisation et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique. En rejoignant notre équipe, vous contribuerez à maintenir un environnement de travail structuré et conforme, facilitant ainsi la prise de décision et la continuité des activités de l'entreprise.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Organiser et classer les dossiers physiques et numériques.
- Assurer la confidentialité et la sécurité des documents.
- Mettre à jour régulièrement les bases de données documentaires.
- Collaborer avec les différents départements pour répondre à leurs besoins documentaires.
- Former le personnel aux procédures de gestion des dossiers.
- Veiller à la conformité des pratiques avec les réglementations en vigueur.
- Gérer les archives et planifier la conservation ou la destruction des documents.
- Répondre aux demandes d'accès aux dossiers de manière efficace.
- Utiliser des logiciels de gestion documentaire.
- Préparer des rapports sur l'état des dossiers et leur gestion.
Exigences
Text copied to clipboard!- Expérience préalable en gestion de dossiers ou administration.
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels de gestion documentaire.
- Connaissance des normes de confidentialité et de sécurité des données.
- Capacité d'organisation et souci du détail.
- Bonnes compétences en communication écrite et orale.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Connaissance des réglementations légales relatives aux archives.
- Sens de la confidentialité et de la discrétion.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Formation en administration ou domaine similaire souhaitée.
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle est votre expérience en gestion de dossiers administratifs ?
- Quels logiciels de gestion documentaire maîtrisez-vous ?
- Comment assurez-vous la confidentialité des informations sensibles ?
- Pouvez-vous décrire une situation où vous avez amélioré un système de classement ?
- Comment gérez-vous les demandes d'accès aux dossiers ?
- Quelle est votre méthode pour organiser efficacement les documents ?
- Comment restez-vous informé des réglementations en matière de gestion documentaire ?
- Avez-vous déjà formé des collègues à la gestion des dossiers ?
- Comment priorisez-vous vos tâches dans un environnement dynamique ?
- Pourquoi souhaitez-vous travailler comme Administrateur des dossiers dans notre entreprise ?
