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Titre
Text copied to clipboard!Assistant Contrôle Documentaire
Description
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Nous recherchons un Assistant Contrôle Documentaire motivé et organisé pour rejoindre notre équipe. Le candidat idéal sera responsable de la gestion, de l'organisation et du suivi des documents essentiels au bon fonctionnement de l'entreprise. Ce poste exige une grande attention aux détails, une excellente capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et une compréhension approfondie des procédures de contrôle documentaire. L'Assistant Contrôle Documentaire travaillera en étroite collaboration avec différents départements pour assurer la conformité des documents aux normes internes et externes. Il devra également veiller à la mise à jour régulière des bases de données documentaires et à la sécurisation des informations confidentielles. Ce rôle est crucial pour garantir l'efficacité administrative et la traçabilité des documents au sein de l'organisation. Le candidat doit être capable de travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec les équipes. Une bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion documentaire est indispensable. Nous valorisons également la rigueur, la discrétion et un excellent sens de la communication. Ce poste offre une opportunité unique de contribuer à l'amélioration continue des processus documentaires et à la réussite globale de l'entreprise.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Gérer et organiser les documents administratifs et techniques.
- Assurer le suivi et la mise à jour des bases de données documentaires.
- Contrôler la conformité des documents selon les normes internes et externes.
- Collaborer avec les différents départements pour la collecte et la validation des documents.
- Archiver les documents de manière sécurisée et accessible.
- Préparer des rapports réguliers sur l'état des documents et leur conformité.
- Assister dans la mise en place de procédures de contrôle documentaire.
- Répondre aux demandes internes concernant les documents.
- Veiller à la confidentialité et à la sécurité des informations.
- Participer à l'amélioration continue des processus documentaires.
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme en gestion administrative, secrétariat ou domaine similaire.
- Expérience préalable en gestion documentaire ou poste similaire.
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion documentaire.
- Excellente organisation et gestion du temps.
- Capacité à travailler en équipe et de manière autonome.
- Bonne communication écrite et orale.
- Sens aigu du détail et rigueur.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Connaissance des normes de qualité documentaire est un plus.
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle expérience avez-vous en gestion documentaire ?
- Quels logiciels de gestion documentaire maîtrisez-vous ?
- Comment assurez-vous la confidentialité des documents ?
- Comment gérez-vous les priorités dans votre travail ?
- Avez-vous déjà mis en place des procédures de contrôle documentaire ?
- Comment réagissez-vous face à des documents non conformes ?
- Quelle est votre méthode pour organiser un grand volume de documents ?
- Comment travaillez-vous en équipe pour la gestion documentaire ?
- Pouvez-vous décrire une situation où vous avez amélioré un processus administratif ?
- Êtes-vous à l'aise avec la manipulation de données sensibles ?
