Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Službenik za upravljanje dokumentacijom
Opis
Text copied to clipboard!
Tražimo službenika za upravljanje dokumentacijom koji će biti odgovoran za učinkovito prikupljanje, organizaciju, pohranu i arhiviranje poslovnih dokumenata i zapisa. Idealni kandidat će osigurati da su svi dokumenti pravilno kategorizirani i lako dostupni za potrebe tvrtke, uz poštivanje zakonskih i internih propisa o zaštiti podataka. Službenik će surađivati s različitim odjelima kako bi podržao njihove potrebe za informacijama i osigurao integritet i sigurnost podataka. Također, bit će zadužen za praćenje rokova čuvanja dokumenata, njihovu pravovremenu arhivaciju ili uništavanje te za implementaciju i održavanje sustava upravljanja dokumentima. Kandidat treba imati izvrsne organizacijske sposobnosti, poznavanje relevantnih zakona i propisa te sposobnost rada s različitim softverskim alatima za upravljanje dokumentima. Ovo je ključna uloga za osiguravanje urednog i učinkovitog poslovanja te zaštite informacija unutar organizacije.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Organizacija i klasifikacija poslovnih dokumenata i zapisa.
- Održavanje sustava za upravljanje dokumentacijom.
- Osiguravanje usklađenosti s relevantnim zakonima i internim politikama.
- Suradnja s različitim odjelima radi podrške u pristupu informacijama.
- Praćenje rokova čuvanja dokumenata i njihova pravovremena arhivacija ili uništavanje.
- Implementacija sigurnosnih mjera za zaštitu povjerljivih podataka.
- Evidentiranje i praćenje ulaznih i izlaznih dokumenata.
- Priprema izvještaja o stanju dokumentacije za menadžment.
- Obuka zaposlenika o pravilnom rukovanju dokumentacijom.
- Sudjelovanje u revizijama i inspekcijama vezanim uz dokumentaciju.
Zahtjevi
Text copied to clipboard!- Srednja ili viša stručna sprema, poželjno u području arhivistike ili srodnih područja.
- Iskustvo u upravljanju dokumentacijom ili sličnim poslovima.
- Poznavanje zakonskih propisa vezanih uz zaštitu podataka i arhiviranje.
- Izvrsne organizacijske i komunikacijske vještine.
- Sposobnost rada s računalnim programima za upravljanje dokumentima.
- Pažnja prema detaljima i preciznost u radu.
- Sposobnost samostalnog rada i upravljanja vremenom.
- Diskrecija i povjerljivost u radu s osjetljivim informacijama.
- Sposobnost rješavanja problema i prilagodbe promjenama.
- Osnovno znanje engleskog jezika je prednost.
Moguća pitanja na intervjuu
Text copied to clipboard!- Koje iskustvo imate u upravljanju dokumentacijom?
- Kako osiguravate točnost i sigurnost dokumenata?
- Koje softverske alate koristite za upravljanje dokumentima?
- Kako postupate s povjerljivim informacijama?
- Kako pratite rokove čuvanja i arhiviranja dokumenata?
- Kako biste organizirali veliki broj različitih dokumenata?
- Kako se nosite s pritiskom i rokovima?
- Imate li iskustva u provođenju revizija dokumentacije?
- Kako biste educirali kolege o pravilnom rukovanju dokumentima?
- Koje su vam najvažnije vještine za ovu poziciju?
