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Titolo
Text copied to clipboard!Coordinatore di Riunioni
Descrizione
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Cerchiamo un Coordinatore di Riunioni esperto e organizzato per gestire e facilitare tutte le attività legate alla pianificazione e allo svolgimento delle riunioni aziendali. Il candidato ideale avrà eccellenti capacità comunicative, attenzione ai dettagli e abilità nel coordinare diversi team e risorse per garantire che ogni incontro si svolga senza intoppi e raggiunga gli obiettivi prefissati. Il ruolo richiede la gestione di calendari complessi, la preparazione di materiali e documentazione, nonché la collaborazione con vari dipartimenti per assicurare la partecipazione e la produttività delle riunioni. Il Coordinatore di Riunioni sarà inoltre responsabile della gestione delle tecnologie necessarie per le riunioni virtuali e in presenza, nonché del monitoraggio e della valutazione dell'efficacia degli incontri per proporre miglioramenti continui. Questo ruolo è fondamentale per mantenere una comunicazione efficace all'interno dell'organizzazione e supportare il processo decisionale attraverso una gestione ottimale delle riunioni.
Responsabilità
Text copied to clipboard!- Pianificare e organizzare riunioni interne ed esterne.
- Gestire calendari e prenotazioni delle sale riunioni.
- Preparare e distribuire l'ordine del giorno e i materiali necessari.
- Coordinare la partecipazione dei vari dipartimenti e stakeholder.
- Gestire le tecnologie per riunioni virtuali e in presenza.
- Assicurare il rispetto dei tempi e degli obiettivi delle riunioni.
- Redigere e distribuire i verbali delle riunioni.
- Monitorare e migliorare l'efficacia delle riunioni.
- Gestire richieste e modifiche dell'ultimo minuto.
- Collaborare con il team per supportare eventi speciali e conferenze.
Requisiti
Text copied to clipboard!- Esperienza pregressa in ruoli simili di coordinamento.
- Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo.
- Eccellenti doti comunicative scritte e orali.
- Conoscenza delle piattaforme per videoconferenze (Zoom, Teams, ecc.).
- Capacità di lavorare sotto pressione e gestire più attività contemporaneamente.
- Attenzione ai dettagli e precisione nella documentazione.
- Capacità di problem solving e adattabilità.
- Buona conoscenza della lingua inglese.
- Competenze informatiche di base (pacchetto Office).
- Attitudine al lavoro di squadra e collaborazione.
Domande potenziali per l'intervista
Text copied to clipboard!- Quali strumenti utilizzi per organizzare e gestire le riunioni?
- Come gestisci situazioni in cui i partecipanti non rispettano gli orari?
- Descrivi un'esperienza in cui hai migliorato l'efficacia di una riunione.
- Come ti assicuri che tutti i partecipanti siano preparati per una riunione?
- Come gestisci le richieste dell'ultimo minuto per modifiche o cancellazioni?
- Quali strategie utilizzi per mantenere alta l'attenzione durante le riunioni?
- Come ti relazioni con diversi dipartimenti per coordinare le riunioni?
- Hai esperienza nell'uso di software per videoconferenze? Quali?
- Come redigi e distribuisci i verbali delle riunioni?
- Come affronti situazioni di conflitto durante una riunione?
