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タイトル
Text copied to clipboard!アシスタントセクレタリー
説明
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私たちは、組織の円滑な運営を支援するためのアシスタントセクレタリーを募集しています。アシスタントセクレタリーは、上級管理職や部門のサポートを行い、日常的な事務業務、スケジュール管理、文書作成、会議の準備などを担当します。このポジションは、組織内のコミュニケーションを円滑にし、効率的な業務遂行を支える重要な役割を果たします。
主な業務には、電話やメールの対応、来客対応、会議資料の準備、議事録の作成、ファイリング、データ入力、社内外の連絡調整などが含まれます。また、上司のスケジュール管理や出張手配、経費精算なども行います。アシスタントセクレタリーは、機密情報を取り扱うことが多いため、高い守秘義務と信頼性が求められます。
この職種では、優れたコミュニケーション能力、マルチタスク能力、細部への注意力、柔軟な対応力が必要です。また、Microsoft Officeなどの基本的なPCスキルも必須です。業務の性質上、迅速かつ正確な対応が求められるため、プレッシャーの中でも冷静に業務を遂行できる方が理想的です。
アシスタントセクレタリーは、企業、教育機関、医療機関、政府機関、非営利団体など、さまざまな業界で活躍することができます。キャリアアップとしては、エグゼクティブアシスタントやオフィスマネージャーなどのポジションへの昇進も可能です。
このポジションは、組織の中で信頼される存在として、業務の効率化と円滑な運営に貢献するやりがいのある仕事です。あなたのスキルと経験を活かして、私たちのチームの一員として活躍しませんか？
責任
Text copied to clipboard!- 電話・メール対応および来客対応
- 上司のスケジュール管理と会議の調整
- 会議資料の作成および議事録の作成
- 文書の作成、管理、ファイリング
- 出張手配および経費精算の補助
- 社内外との連絡調整
- データ入力および管理業務
- 郵便物や宅配便の受け取り・発送
- オフィス用品の在庫管理と発注
- その他、上司やチームのサポート業務
要件
Text copied to clipboard!- 高卒以上、短大・専門卒以上が望ましい
- 秘書業務または事務経験が1年以上ある方
- 基本的なPCスキル（Word, Excel, PowerPoint）
- 優れたコミュニケーション能力と対人スキル
- マルチタスク能力と時間管理能力
- 機密情報を扱うための高い守秘義務意識
- 柔軟性とチームワークを重視する姿勢
- 正確性と細部への注意力
- プレッシャー下でも冷静に対応できる能力
- ビジネスマナーや電話応対の基本知識
潜在的な面接質問
Text copied to clipboard!- これまでの秘書または事務経験について教えてください。
- スケジュール管理で工夫していることはありますか？
- マルチタスクの経験について具体的に教えてください。
- 機密情報を扱った経験はありますか？
- チームで働く際に大切にしていることは何ですか？
- プレッシャーのある状況でどのように対応しますか？
- 使用可能なソフトウェアやツールは何ですか？
- これまでに作成した文書や資料の例を教えてください。
- 上司とのやり取りで気をつけていることはありますか？
- この職種でどのように成長したいと考えていますか？
