Text copied to clipboard!
Nosaukums
Text copied to clipboard!vietnieksekretārs
Apraksts
Text copied to clipboard!
Mēs meklējam vietnieksekretāru, kurš sniegs būtisku atbalstu organizācijas vadībai un nodrošinās efektīvu administratīvo procesu norisi. Šī loma ir būtiska, lai palīdzētu sekretāram un vadībai koordinēt ikdienas darbības, sagatavot dokumentus, organizēt sanāksmes un uzturēt saziņu ar dažādām nodaļām un ārējiem partneriem. Vietnieksekretārs būs atbildīgs par dokumentu plūsmas pārvaldību, datu ievadi un arhivēšanu, kā arī par dažādu projektu atbalstu, nodrošinot, ka visi administratīvie uzdevumi tiek izpildīti savlaicīgi un precīzi. Mēs sagaidām, ka kandidāts būs organizēts, precīzs un spēs efektīvi komunicēt gan mutiski, gan rakstiski. Šī pozīcija prasa spēju strādāt patstāvīgi, kā arī sadarboties ar citiem komandas locekļiem, lai sasniegtu kopīgos mērķus. Vietnieksekretārs spēlē nozīmīgu lomu uzņēmuma ikdienas darbībā, nodrošinot, ka visi administratīvie procesi norit gludi un bez aizķeršanās. Ja jums patīk strādāt dinamiskā vidē un jums ir vēlme attīstīt savas prasmes administratīvā atbalsta jomā, mēs aicinām jūs pieteikties šai pozīcijai.
Atbildības
Text copied to clipboard!- Atbalstīt galveno sekretāru ikdienas darbā un aizvietot viņu nepieciešamības gadījumā
- Organizēt un koordinēt sanāksmes, tikšanās un pasākumus
- Sagatavot un apstrādāt dažādus dokumentus un atskaites
- Uzturēt un pārvaldīt dokumentu arhīvu un datu bāzes
- Nodrošināt efektīvu saziņu starp nodaļām un ar ārējiem partneriem
- Sekot līdzi termiņiem un nodrošināt uzdevumu izpildi savlaicīgi
- Pārvaldīt ienākošo un izejošo korespondenci
- Atbalstīt projektu vadību un citus speciālistus administratīvos jautājumos
- Veikt datu ievadi un apstrādi
- Saglabāt konfidencialitāti un ievērot uzņēmuma iekšējās politikas
Prasības
Text copied to clipboard!- Augstākā izglītība vai vidējā profesionālā izglītība administratīvā jomā
- Iepriekšēja pieredze sekretāra vai vietnieksekretāra amatā tiks uzskatīta par priekšrocību
- Labas datorprasmes, īpaši MS Office programmās
- Spēja efektīvi organizēt savu darbu un prioritizēt uzdevumus
- Lieliskas komunikācijas un sadarbības prasmes
- Augsta atbildības sajūta un precizitāte darbā ar dokumentiem
- Spēja strādāt patstāvīgi un komandā
- Labas latviešu valodas zināšanas, vēlamas arī angļu valodas pamatzināšanas
- Diskrētums un konfidencialitātes ievērošana
- Elastība un spēja pielāgoties mainīgiem darba apstākļiem
Iespējamie intervijas jautājumi
Text copied to clipboard!- Kāda ir jūsu pieredze administratīvā atbalsta jomā?
- Kā jūs organizētu dienas darba grafiku sekretāram?
- Kādas datorprasmes jums ir un kādas programmas esat izmantojis?
- Kā jūs risinātu konfliktu situāciju starp nodaļām?
- Vai jums ir pieredze dokumentu arhivēšanā un pārvaldībā?
- Kā jūs nodrošinātu konfidencialitāti darbā ar sensitīvu informāciju?
- Kādas ir jūsu stiprākās komunikācijas prasmes?
- Vai esat strādājis ar projektu atbalstu? Kā tas noritēja?
- Kā jūs reaģējat uz steidzamiem un neparedzētiem uzdevumiem?
- Kādas ir jūsu karjeras ambīcijas administratīvā atbalsta jomā?
