Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Afdelingsassistent
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een gemotiveerde en georganiseerde Afdelingsassistent om ons team te versterken. Als Afdelingsassistent speel je een cruciale rol in het ondersteunen van de dagelijkse activiteiten van een specifieke afdeling binnen onze organisatie. Je bent verantwoordelijk voor administratieve taken, communicatie met interne en externe partijen, en het zorgen voor een soepele werking van de afdeling.
In deze functie werk je nauw samen met afdelingshoofden, teamleden en andere ondersteunende diensten. Je zorgt ervoor dat documenten correct worden beheerd, vergaderingen worden gepland en voorbereid, en dat de communicatie binnen de afdeling efficiënt verloopt. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor vragen van collega’s en externe contacten met betrekking tot de afdeling.
Een succesvolle Afdelingsassistent is proactief, nauwkeurig en beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden. Je bent in staat om prioriteiten te stellen, meerdere taken tegelijk te beheren en zelfstandig te werken binnen een dynamische werkomgeving. Je draagt bij aan een positieve werksfeer en ondersteunt het team bij het behalen van haar doelstellingen.
Tot je taken behoren ook het beheren van de agenda’s van afdelingshoofden, het opstellen van rapportages, het verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie, en het bijhouden van administratieve systemen. Je speelt een sleutelrol in het stroomlijnen van processen en het verbeteren van de efficiëntie binnen de afdeling.
Wij bieden een stimulerende werkomgeving waarin je de kans krijgt om je vaardigheden verder te ontwikkelen en een waardevolle bijdrage te leveren aan onze organisatie. Als jij een teamspeler bent met een passie voor organisatie en ondersteuning, dan nodigen wij je van harte uit om te solliciteren op deze uitdagende functie.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Beheren van agenda’s en afspraken
- Voorbereiden en notuleren van vergaderingen
- Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie
- Onderhouden van contact met interne en externe partijen
- Beheren van administratieve systemen en dossiers
- Ondersteunen bij het opstellen van rapportages
- Organiseren van interne evenementen of bijeenkomsten
- Zorgen voor een efficiënte communicatie binnen de afdeling
- Assisteren bij projectadministratie
- Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen
Vereisten
Text copied to clipboard!- MBO- of HBO-opleiding in administratieve richting
- Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
- Goede kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden
- Proactieve en zelfstandige werkhouding
- Discretie en betrouwbaarheid
- Flexibiliteit en stressbestendigheid
- Klantgerichte instelling
- Ervaring met administratieve software is een pré
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Wat spreekt je aan in de functie van Afdelingsassistent?
- Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie?
- Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin je meerdere taken tegelijk moest beheren?
- Welke administratieve systemen heb je eerder gebruikt?
- Hoe zorg je voor een goede communicatie binnen een team?
- Wat zijn je sterke punten op organisatorisch vlak?
- Hoe ga je om met deadlines en werkdruk?
- Ben je bereid om aanvullende trainingen te volgen?
