Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Assistent Evenementenorganisatie
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een Assistent Evenementenorganisatie die energie haalt uit het plannen, coördineren en ondersteunen van uiteenlopende evenementen. In deze rol werk je nauw samen met eventmanagers, leveranciers, locaties en interne stakeholders om ervoor te zorgen dat elk evenement soepel, professioneel en volgens planning verloopt. Je ondersteunt zowel de voorbereidende werkzaamheden als de operationele uitvoering op de dag zelf. Daarbij houd je overzicht, bewaak je deadlines en zorg je ervoor dat alle betrokkenen tijdig over de juiste informatie beschikken.
Als Assistent Evenementenorganisatie ben je betrokken bij verschillende soorten bijeenkomsten, zoals zakelijke conferenties, beurzen, productlanceringen, netwerkbijeenkomsten, interne bedrijfsfeesten en klantenevenementen. Je helpt bij het opstellen van draaiboeken, het beheren van gastenlijsten, het afstemmen van logistieke details en het voorbereiden van communicatiematerialen. Daarnaast onderhoud je contact met externe partijen zoals cateraars, technici, decorateurs en vervoerders. Je bent een belangrijke schakel in het proces en draagt bij aan een positieve ervaring voor bezoekers, sprekers en opdrachtgevers.
De ideale kandidaat is organisatorisch sterk, communicatief vaardig en in staat om meerdere taken tegelijk te beheren zonder het overzicht te verliezen. Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en kunt snel schakelen wanneer omstandigheden veranderen. Omdat evenementen vaak strakke deadlines en onverwachte situaties met zich meebrengen, is het belangrijk dat je stressbestendig bent en oplossingsgericht handelt. Je voelt je prettig in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is en waarin samenwerking centraal staat.
In deze functie krijg je de kans om praktijkervaring op te doen binnen een creatief en resultaatgericht werkveld. Je leert hoe evenementen van concept tot uitvoering worden georganiseerd en krijgt inzicht in budgetbewaking, leveranciersmanagement, bezoekerscommunicatie en operationele planning. Je draagt bij aan de kwaliteit en uitstraling van elk evenement en helpt mee om doelstellingen op het gebied van merkbeleving, relatiebeheer en gasttevredenheid te realiseren.
Wij zoeken iemand met een proactieve houding, een servicegerichte instelling en een scherp oog voor detail. Ervaring in evenementen, hospitality, administratie of projectondersteuning is een pluspunt, maar motivatie en leergierigheid zijn minstens zo belangrijk. Als jij graag werkt in een afwisselende rol waarin organisatie, communicatie en gastbeleving samenkomen, dan is deze functie een uitstekende stap in jouw carrière.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Ondersteunen bij de planning, voorbereiding en uitvoering van evenementen
- Opstellen en bijwerken van draaiboeken, planningen en checklists
- Coördineren van communicatie met leveranciers, locaties en interne teams
- Beheren van aanmeldingen, gastenlijsten en deelnemersinformatie
- Assisteren bij logistieke organisatie zoals opbouw, registratie en ontvangst
- Controleren van materialen, documentatie en evenementbenodigdheden
- Signaleren en oplossen van operationele knelpunten tijdens evenementen
- Ondersteunen bij budgetbewaking en administratieve verwerking van kosten
Vereisten
Text copied to clipboard!- Mbo- of hbo-werk- en denkniveau
- Affiniteit met evenementenorganisatie, hospitality of projectondersteuning
- Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden
- Goede mondelinge en schriftelijke communicatie in het Nederlands
- Basiskennis van Microsoft Office en digitale planningssystemen
- Flexibele instelling en bereidheid om soms buiten kantooruren te werken
- Stressbestendigheid en vermogen om prioriteiten te stellen
- Nauwkeurigheid, proactiviteit en een servicegerichte houding
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Welke ervaring heb je met het ondersteunen van evenementen of bijeenkomsten?
- Hoe ga je om met last-minute wijzigingen in een planning?
- Wat spreekt je aan in de rol van Assistent Evenementenorganisatie?
- Hoe zorg jij ervoor dat meerdere taken goed georganiseerd blijven?
- Heb je ervaring met contact onderhouden met leveranciers of locaties?
- Ben je beschikbaar om indien nodig in avonden of weekenden te werken?
