Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Coördinator Ontvangst
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een Coördinator Ontvangst die verantwoordelijk is voor het efficiënt organiseren en beheren van alle ontvangstactiviteiten binnen onze organisatie. De ideale kandidaat zorgt voor een warme en professionele ontvangst van bezoekers, nieuwe medewerkers en leveranciers, en coördineert de logistieke processen die hiermee samenhangen. Deze rol vereist uitstekende communicatieve vaardigheden, organisatorisch talent en het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren. De Coördinator Ontvangst werkt nauw samen met verschillende afdelingen om een soepele en gastvrije ontvangstomgeving te garanderen. Daarnaast draagt deze functie bij aan het verbeteren van de klanttevredenheid en het optimaliseren van interne processen rondom ontvangst en registratie. Als Coördinator Ontvangst ben je het eerste aanspreekpunt en het visitekaartje van onze organisatie, waarbij je een positieve indruk achterlaat bij iedereen die onze locatie betreedt. Je bent verantwoordelijk voor het aansturen van het ontvangstteam, het beheren van de agenda's voor vergaderruimtes, en het coördineren van de communicatie met bezoekers. Wij zoeken een proactieve en servicegerichte professional die zich inzet voor een optimale ontvangstervaring en die flexibel kan inspelen op veranderende omstandigheden en behoeften binnen de organisatie.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Ontvangen en verwelkomen van bezoekers en gasten.
- Coördineren van de ontvangstactiviteiten en het ontvangstteam.
- Beheren van afspraken en vergaderruimtes.
- Registreren en begeleiden van bezoekers.
- Communiceren met interne afdelingen over ontvangstgerelateerde zaken.
- Zorgen voor een nette en representatieve ontvangstomgeving.
- Beheren van de voorraad van ontvangstmaterialen.
- Afhandelen van telefoongesprekken en e-mails gerelateerd aan ontvangst.
- Ondersteunen bij evenementen en speciale ontvangsten.
- Rapporteren over ontvangstactiviteiten aan het management.
Vereisten
Text copied to clipboard!- Minimaal een mbo-opleiding in een relevante richting.
- Ervaring met coördinatie en ontvangsttaken.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands.
- Goede organisatorische en multitasking vaardigheden.
- Representatief en klantgericht.
- Basiskennis van administratieve systemen en software.
- Flexibel en stressbestendig.
- Teamspeler met leidinggevende capaciteiten.
- Bereidheid om incidenteel buiten reguliere werktijden te werken.
- Probleemoplossend vermogen.
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Hoe ga je om met last-minute wijzigingen in het ontvangstschema?
- Beschrijf een situatie waarin je een conflict met een bezoeker hebt opgelost.
- Welke ervaring heb je met het aansturen van een team?
- Hoe zorg je voor een professionele en gastvrije ontvangst?
- Welke administratieve systemen heb je gebruikt in eerdere functies?
- Hoe ga je om met stressvolle situaties tijdens drukke ontvangstmomenten?
