Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Frontoffice-assistent
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een frontoffice-assistent die het eerste aanspreekpunt vormt voor bezoekers, klanten en collega’s en daarmee een belangrijke bijdrage levert aan een professionele, gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het ontvangen van gasten, het beantwoorden van telefoongesprekken, het verwerken van e-mails en het ondersteunen van dagelijkse administratieve processen. Je zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt en dat informatie snel, correct en vriendelijk wordt doorgegeven. Daarmee speel je een centrale rol in de uitstraling en efficiëntie van de organisatie.
Als frontoffice-assistent werk je in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken, houdt overzicht en weet prioriteiten te stellen wanneer meerdere verzoeken tegelijk binnenkomen. Je beheert de receptie, plant afspraken in, ondersteunt bij vergaderingen en zorgt ervoor dat algemene ruimtes representatief en verzorgd blijven. Daarnaast help je bij het verwerken van post, het bestellen van kantoorartikelen en het bijhouden van administratieve gegevens. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen en ondersteunt waar nodig bij organisatorische en secretariële werkzaamheden.
Voor deze rol zoeken we iemand met uitstekende communicatieve vaardigheden, een servicegerichte instelling en een verzorgd voorkomen. Je bent vriendelijk, professioneel en weet op een tactvolle manier om te gaan met uiteenlopende mensen en situaties. Discretie is belangrijk, omdat je mogelijk werkt met vertrouwelijke informatie. Ook verwachten we dat je digitaal vaardig bent en goed kunt werken met gangbare kantoorsoftware, agenda- en e-mailsystemen. Ervaring in een receptie-, administratieve of ondersteunende functie is een pluspunt, maar een proactieve houding en leergierigheid zijn minstens zo belangrijk.
De ideale kandidaat is georganiseerd, nauwkeurig en stressbestendig. Je vindt het prettig om structuur aan te brengen, zelfstandig te werken en tegelijkertijd onderdeel te zijn van een team. Je signaleert wat er nodig is, denkt vooruit en neemt initiatief om processen soepel te laten verlopen. Of het nu gaat om het ontvangen van een belangrijke bezoeker, het oplossen van een planningsvraagstuk of het ondersteunen van collega’s bij dagelijkse werkzaamheden, jij blijft rustig en professioneel.
Als frontoffice-assistent krijg je de kans om een zichtbare en waardevolle rol te vervullen binnen de organisatie. Je draagt direct bij aan een positieve eerste indruk en aan een efficiënte interne samenwerking. Deze functie is geschikt voor iemand die energie krijgt van contact met mensen, graag ondersteunt en plezier haalt uit een afwisselende combinatie van receptiewerk, communicatie en administratie. Ben jij representatief, behulpzaam en organisatorisch sterk, dan is deze functie een uitstekende volgende stap in jouw loopbaan.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Ontvangen en registreren van bezoekers op een vriendelijke en professionele manier
- Beantwoorden en doorverbinden van inkomende telefoongesprekken
- Beheren van algemene e-mailboxen en doorzetten van berichten naar de juiste afdelingen
- Inplannen van afspraken, vergaderruimtes en interne overleggen
- Verwerken van inkomende en uitgaande post en pakketten
- Ondersteunen bij administratieve taken zoals gegevensinvoer en documentbeheer
- Bestellen en beheren van kantoorartikelen en receptiebenodigdheden
- Zorgen voor een representatieve ontvangstbalie en nette algemene ruimtes
Vereisten
Text copied to clipboard!- Mbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur in administratieve richting
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Basiskennis van Microsoft Office en digitale agendasystemen
- Klantgerichte en gastvrije houding met sterke communicatieve vaardigheden
- Nauwkeurige en georganiseerde manier van werken
- Vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren en prioriteiten te stellen
- Representatief voorkomen en professionele uitstraling
- Beschikbaarheid tijdens reguliere kantoortijden
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Welke ervaring heb je in een receptie- of administratieve functie?
- Hoe ga je om met meerdere bezoekers en telefoontjes tegelijk?
- Welke kantoorsoftware en digitale systemen beheers je goed?
- Wat vind jij belangrijk in het ontvangen van gasten en klanten?
- Hoe zorg je ervoor dat administratieve taken nauwkeurig worden uitgevoerd?
- Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin je snel moest schakelen?
- Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie aan de receptie?
- Waarom spreekt de functie van frontoffice-assistent jou aan?
